Hvordan bokføre privat utlegg

Et privat utlegg er en utgift for virksomheten som en ansatt eller eier har betalt med egne penger, for eksempel med privat bankkort. Utlegget bokføres som virksomhetens kostnad, og virksomheten får en gjeld til personen som la ut, til beløpet er tilbakebetalt.

Dette trenger du

• Kvittering eller faktura som viser selger, dato, hva som er kjøpt, beløp og eventuell MVA
• Forklaring av formålet, for eksempel hvilket prosjekt eller møte utgiften gjelder
• Godkjenning fra leder eller den som har fullmakt
• Hvem som skal ha pengene tilbake, og til hvilken konto

Refusjon mot kvittering for en utgift som virksomheten skulle hatt uansett, er ikke lønn. Refusjon uten kvittering, eller for private kostnader, kan være skattepliktig lønn.

Eksempel: ansatt i AS kjøper kontorrekvisita

En ansatt kjøper rekvisita for 625 kroner inkludert MVA med eget kort. Når utlegget er godkjent:

Når utlegget betales tilbake:

Refunderes utlegget sammen med lønnen, skal det fortsatt føres som en egen linje og ikke blandes inn i bruttolønnen. Se utlegg i lønn.

MVA på utlegg

Virksomheten får fradrag for MVA når kjøpet er gjort for virksomheten, gjelder avgiftspliktig virksomhet og er dokumentert med et gyldig salgsdokument. Noen utgifter gir aldri fradrag, uansett hvem som betalte:

• servering og representasjon
• drift av personbil, for eksempel parkering og drivstoff
• kostnader til ansattes private bruk

Har kvitteringen ikke spesifisert MVA, føres hele beløpet som kostnad.

Eier av AS som legger ut

For et AS er eieren en egen person. Betaler aksjonæren en firmautgift privat, føres utlegget mot 2910 på samme måte som for en ansatt, og selskapet betaler tilbake. Ikke la utlegg bli stående i årevis. Uoversiktlige mellomværender mellom selskap og aksjonær gjør årsoppgjøret vanskelig.

Eier av enkeltpersonforetak

I et enkeltpersonforetak er eier og foretak samme skattesubjekt. Betaler du en firmautgift med privat kort, kan du enten føre den som gjeld til eieren og betale deg selv tilbake, eller føre den som et eierinnskudd mot egenkapitalen:

Begge deler gir samme resultat. Velg én metode og bruk den fast. Se eierinnskudd.

Vanlige feil

• Utlegget bokføres på betalingsdagen for refusjonen, ikke på kjøpsdatoen.
• Samme kvittering refunderes to ganger, for eksempel både via utleggsskjema og firmakort.
• Kvitteringer lagres bare som bilde på mobilen til den ansatte.
• MVA trekkes fra på utlegg for servering.

Slik hjelper ReAI

I ReAI kan ansatte laste opp kvitteringen fra mobilen og sende utlegget til godkjenning. Når det er godkjent, bokføres det med riktig konto og gjeld til den ansatte, og refusjonen kan betales sammen med andre betalinger. Se registrere utlegg og utleggsgodkjenning.