Hvordan bokføre leverandørfaktura uten ordre

En leverandørfaktura uten ordre er en faktura som ikke kan kobles til en innkjøpsordre, en avtale eller en kjent bestilling. Den er ikke nødvendigvis feil. Mange småkjøp skjer uten ordre. Men uten ordre mangler du en naturlig kontroll av at varen er bestilt, levert og priset riktig. Derfor trenger den en fast rutine.

Rutine for faktura uten ordre

1. Sjekk leverandøren. Finnes organisasjonsnummeret i Enhetsregisteret, og er kontonummeret det samme som før? Nye kontonumre og ukjente leverandører er et typisk tegn på fakturasvindel.
2. Finn bestilleren. Bruk referansen på fakturaen, og send fakturaen til den personen eller avdelingen for attestasjon.
3. Kontroller levering og pris mot følgeseddel, e-post eller avtale.
4. Godkjenn etter fullmaktene i virksomheten før betaling. Se godkjenningsflyt for fakturaer.
5. Bokfør og betal først når fakturaen er godkjent.

Bokføringseksempel

Faktura på IT-konsulenttimer: 10 000 kroner pluss 2 500 kroner MVA. Bestilleren bekrefter at arbeidet er utført:

Ved betaling:

Når ingen har bestilt noe

Finner du ingen bestiller og ingen levering:

• Ikke betal. Kontakt leverandøren skriftlig og be om dokumentasjon på bestillingen.
• Er fakturaen allerede bokført, skal den ikke slettes. Du ber om en kreditnota, og kreditnotaen reverserer føringen.
• Er fakturaen åpenbart falsk, for eksempel en «faktura» for en katalogoppføring du aldri har bestilt, lagre den som dokumentasjon og meld den gjerne til politiet eller Forbrukertilsynet.

Skal en bestridt faktura bokføres?

Fakturaen er et mottatt bilag. Hovedregelen er at kjøpet bokføres når dokumentasjonen foreligger, og at en bestridt faktura avklares gjennom kreditnota eller oppgjør. Mange virksomheter registrerer likevel fakturaen i fakturamottaket med status «bestridt» og venter med å bokføre til saken er avklart. Uansett må den være avklart før periodeslutt og aldri forsvinne ut av systemet.

Bokføringsloven krever at opplysningene er bokført innen fristen for pliktig rapportering, for eksempel før MVA-meldingen for perioden leveres. Ved periodeslutt bør alle fakturaer som gjelder perioden, være vurdert.

Vanlige feil

• Fakturaen betales fordi beløpet er lite og leverandørnavnet ligner et kjent navn.
• Kontonummeret på fakturaen kontrolleres ikke mot tidligere betalinger.
• Fakturaen slettes i stedet for å krediteres, slik at kontrollsporet forsvinner.
• Samme faktura bokføres to ganger fordi den kom både på e-post og som EHF. Se duplikatkontroll.

Slik hjelper ReAI

I ReAI går fakturaer uten ordre gjennom samme godkjenningsflyt som andre leverandørfakturaer. Du kan sende fakturaen til riktig attestant, se kontonummerendringer og stoppe betalingen til fakturaen er godkjent. Se hvordan du godkjenner leverandørfakturaer og følger opp avvik i fakturamottaket.