Hvordan bokføre kundeinnbetaling uten faktura

En kundeinnbetaling uten faktura skal ikke bokføres som salgsinntekt bare fordi pengene står på konto. Først må du finne ut hva betalingen gjelder: et forskudd før levering, et salg som er gjort opp med en gang, eller en betaling du ennå ikke kan identifisere.

Tre situasjoner, tre føringer

Eksempel 1: forskudd fra kunde

En kunde betaler 12 500 kroner i forskudd for en tjeneste som leveres neste måned. Pengene kommer inn før fakturaen er laget:

Når tjenesten leveres og fakturaen utstedes, føres salget på kunden i reskontroen, og forskuddet gjøres opp mot kundefordringen. Nettoeffekten i hovedboken blir:

Kunden skal ha en faktura som viser at beløpet allerede er betalt. Det er leveringen, ikke innbetalingen, som gjør forskuddet til inntekt. Les mer om forskudd fra kunder på konto 2900 og MVA på forskuddsfaktura.

Eksempel 2: salg betalt med én gang

Selger du en vare over disk og kunden betaler med Vipps eller kort, er det et kontantsalg. Salget skal dokumenteres med kvittering fra et godkjent kassasystem eller et annet gyldig salgsdokument. En banklinje alene er ikke nok dokumentasjon. Ved et salg på 1 250 kroner med 25 % MVA:

Går betalingen via en betalingsleverandør, føres salget ofte mot en mellomkonto og gebyret separat. Se bokføring av Vipps-oppgjør og kontantsalg.

Eksempel 3: ukjent innbetaling

Det kommer 4 800 kroner inn uten KID, uten tekst og fra et navn du ikke finner i kunderegisteret. Før beløpet på en midlertidig konto til du har avklart det:

Når du finner ut at betalingen gjelder en eldre faktura, flyttes beløpet til kunden i reskontroen (debet 1790, kredit 1500). Er det en feilbetaling, betaler du tilbake (debet 1790, kredit 1920). Beløpet skal ikke bli liggende på interimskontoen ved periodeslutt uten forklaring.

Slik finner du ut hva betalingen gjelder

1. Søk på beløpet i åpne kundeposter, også summer av flere fakturaer.
2. Sjekk KID, meldingstekst og avsenderens kontonummer i banktransaksjonen.
3. Se etter delbetalinger og dobbeltbetalinger. Har kunden betalt for mye, se for mye betalt fra kunde.
4. Kontakt betaleren hvis du fortsatt ikke finner forklaringen.

Vanlige feil

• Innbetalingen inntektsføres direkte selv om ingenting er levert. Da blir omsetningen og MVA-grunnlaget for høyt.
• Beløpet føres på 1500 uten kobling til en kunde. Da stemmer ikke kundereskontroen med hovedboken.
• Uavklarte beløp blir liggende på interimskonto til årsoppgjøret.

Slik hjelper ReAI

ReAI matcher innbetalinger mot åpne fakturaer med KID, beløp og avsender. Innbetalinger uten treff havner i en egen liste for avklaring, slik at de ikke blir bokført som inntekt ved en feil. Les hvordan du registrerer en manuell betaling og avstemmer banken.