Hvordan bokføre gavekort

Et gavekort gir kunden en rettighet som virksomheten må kunne følge opp. Penger inn ved utstedelse er ikke alltid salgsinntekt på samme tidspunkt. Bokføringen avhenger blant annet av hva gavekortet kan brukes til, og når varen eller tjenesten anses levert.

Avklar typen gavekort før du velger MVA-behandling

Skatteetaten skiller mellom kuponger der varen eller tjenesten og avgiftsbehandlingen er kjent ved utstedelsen, og gavekort som kan brukes mer fritt. For et vanlig gavekort på et beløp i en butikk beregnes eventuell MVA normalt når gavekortet brukes. For en kupong knyttet til en bestemt ytelse kan tidspunktet være utstedelsen.

Se omtalen av gavekort og kuponger i Skatteetatens merverdiavgiftshåndbok . Ikke bruk samme avgiftsoppsett ukritisk på gavekort, klippekort og forhåndsbetalte behandlinger.

Eksempel: gavekort på 1 000 kroner

Eksemplet gjelder en MVA-registrert butikk som utsteder et vanlig beløpsgavekort. MVA behandles ved innløsning. Kunden bruker senere 600 kroner på varer med 25 prosent MVA. Det er ingen gebyrer, og betalingen for gavekortet går direkte til banken.

Etter kjøpet gjenstår 400 kroner på gavekortet og som forpliktelse. Bruk kontoer og avgiftskoder som passer virksomhetens kontoplan og den konkrete gavekortordningen. Ved kortoppgjør kan betalingen gå via en oppgjørskonto før den kommer i banken.

Unngå å telle innløsningen som en ny innbetaling

Kjøpet skal dokumenteres selv om kunden betaler med gavekort. Gavekortet er da betalingsmåten, ikke en ekstra rabatt eller en ny bankinnbetaling. Ved delbetaling bør salget vise hvor mye som er betalt med gavekort, kort eller en annen betalingsmåte.

Avklar dette når dere setter opp kassasystemet eller nettbutikken . Test et helt og et delvis innløst gavekort mot oppgjøret før rutinen tas i vanlig bruk.

Avstem gavekortene ved periodeslutt

Gavekortregisteret og regnskapet bør forklare den samme restsaldoen:

Inngående saldo + nye gavekort − innløsninger ± dokumenterte korrigeringer = utgående saldo.

Ta vare på gavekortreferanse, utstedelsesdato, opprinnelig beløp, innløsninger og restbeløp. Undersøk differanser på enkeltkort før du fører et samlet justeringsbilag. Et kort som ikke er brukt nylig, er ikke automatisk bortfalt.

Retur, refusjon og utløp må vurderes hver for seg

En retur kan gi penger tilbake, ny saldo på gavekortet eller en annen avtalt løsning. Dokumenter hva kunden faktisk får, og korriger salgsdokumentasjonen der det er nødvendig. Se bokføring av returvarer .

Ved utløp eller sletting må grunnlaget for å redusere forpliktelsen være avklart. Ikke bokfør ubrukte kort som inntekt bare for å få registeret til å stemme. Er ordningen sammensatt, kan regnskapshjelp avklare kontoer, avgift og kontrollrutine før automatisering.