Hvordan bokføre for mye betalt fra kunde

Når en kunde betaler for mye, har virksomheten fått penger den ikke har krav på. Differansen er en gjeld til kunden, og den står som en kreditsaldo på kunden i reskontroen til den er betalt tilbake eller brukt mot en ny faktura. Overbetalingen er ikke inntekt.

Kort svar

Eksempel

En kunde skal betale en faktura på 12 500 kroner, men betaler 15 000 kroner.

Fakturaen er nå betalt, og kunden har en kreditsaldo på 2 500 kroner. Når beløpet betales tilbake:

Overbetalingen og tilbakebetalingen har ingen MVA-effekt. MVA følger fakturaen, ikke innbetalingen.

Tilbakebetale eller motregne?

• Tilbakebetal når kunden ber om det, eller når det ikke er avtalt nye leveranser. Be om kontonummer skriftlig og kontroller at det tilhører kunden.
• Motregn når kunden samtykker, for eksempel ved faste leveranser. Noter avtalen i reskontroen.
• Dobbel betaling av samme faktura bør betales tilbake raskt. Kunden kan kreve pengene tilbake.

Ved årsslutt

Kreditsaldoer i kundereskontroen skal avstemmes. Er summen vesentlig, bør den vises som kortsiktig gjeld, for eksempel på 2900 Forskudd fra kunder, og ikke trekkes fra kundefordringene. Se avstemme kundefordringer ved årsslutt.

Kan du ikke finne kunden, skal beløpet ikke inntektsføres med én gang. Undersøk betalingsreferanse og avsender, og vurder saken med regnskapsfører før gamle kreditsaldoer eventuelt ryddes.

Vanlige feil

• Overbetalingen inntektsføres som annen inntekt.
• Innbetalingen føres rett mot inntektskontoen i stedet for mot kunden.
• Kreditsaldoer blir stående i flere år uten oppfølging.
• Tilbakebetaling til et kontonummer som ikke er kontrollert.

Se også innbetaling uten KID og avvik i bankinnbetalinger. I ReAI matches innbetalinger mot fakturaer med KID, og overbetalinger vises som åpne poster på kunden.