Avregning
Definisjon, eksempler og kontrollpunkter for avregning i norsk regnskap.
Avregning betyr å avstemme, fordele og gjøre opp et mellomværende. I regnskap brukes begrepet når en betaling, motregning, refusjon eller beregning skal kobles til riktig faktura, krav, skyldig beløp eller konto.
Avregning handler altså ikke bare om at penger flyttes. Det handler om å dokumentere hva betalingen gjelder, hva som er gjort opp, og hva som eventuelt står igjen. Det er nært knyttet til avstemming og god kontroll over reskontro.
Vanlige typer avregning
| Type | Eksempel | Hva må kontrolleres |
|---|---|---|
| Kundeavregning | Kunde betaler flere fakturaer samlet | Hvilke fakturaer betalingen dekker |
| Leverandøravregning | Kreditnota trekkes fra neste betaling | At kreditnota og faktura hører sammen |
| Lønnsavregning | Forskudd, utlegg eller trekk gjøres opp mot lønn | At grunnlaget er dokumentert |
| MVA-avregning | Skyldig eller tilgode MVA avstemmes mot Skatteetaten | At MVA-kontoene stemmer |
| Konserninternt oppgjør | Selskaper i samme konsern motregner krav | At begge selskaper bokfører likt |
Eksempel: kunde betaler for lite
En kunde skylder 12 500 kr, men betaler 12 000 kr. Da må betalingen avregnes mot riktig faktura, og restbeløpet på 500 kr må behandles. Det kan være en feilbetaling, avtalt rabatt, bankgebyr, delbetaling eller en tvist.
Hvis restbeløpet bare blir liggende uten forklaring, blir kundereskontroen vanskeligere å bruke. Ved månedsslutt bør avregningen vise:
- hvilken faktura betalingen gjelder
- hvorfor det står igjen et beløp
- hvem som følger opp kunden
- om beløpet skal purres, tapsføres, krediteres eller stå åpent
For kundesiden er kundefordringer og kundereskontro nyttige begreper å forstå.
Avregning i månedsrutinen
God avregning bør gjøres løpende, ikke bare når årsoppgjøret nærmer seg. En praktisk rutine er:
- Match inn- og utbetalinger mot åpne poster.
- Forklar differanser med en kort note.
- Skill mellom feilbetaling, rabatt, kreditnota og delbetaling.
- Rydd små restbeløp etter fast praksis.
- Kontroller at åpne poster faktisk skal stå åpne.
Denne rutinen gir riktigere balanseposter, bedre likviditetsoversikt og færre gamle differanser. Den gjør også bankavstemming og månedsavslutning enklere.
Vanlige feil
- Betalinger matches mot feil kunde eller leverandør.
- Kreditnotaer blir liggende uten å redusere kravet.
- Små restbeløp blir stående i reskontro i flere år.
- Lønnsutlegg eller forskudd avregnes uten dokumentasjon.
- MVA-avregning gjøres uten å sammenligne mot skattekonto eller MVA-melding.