Avstemme MVA ved årsslutt
Praktisk rutine for Avstemme MVA ved årsslutt med dokumentasjon, avstemming og kontroll i ReAI.
Avstemme MVA ved årsslutt er en del av årsavslutningen som bør planlegges før regnskapet lukkes. God struktur gjør årsregnskap lettere å dokumentere og reduserer behovet for etterarbeid.
Når dette blir viktig
Årsavslutning er ikke én handling, men en samling av avstemminger og vurderinger. Jo bedre underlaget er organisert, desto enklere blir det å forklare balansen, resultatet og eventuelle skjønnsmessige poster. For norske virksomheter bør rutinen også passe med Skatteetaten, Altinn, Brønnøysundregistrene og kravene til sporbar dokumentasjon . Unngå å bygge rutinen på satser eller frister du ikke har kontrollert mot gjeldende kilder. Bruk heller tydelige vurderinger, gode bilag og rapporter som kan avstemmes.
Dokumentasjon og grunnlag
| Kontroll | Hva du ser etter | Hvorfor det hjelper |
|---|---|---|
| Bilag | avstemmingsrapport, saldobalanse, åpne poster, avtaler og forklarende notat | Gir sporbarhet hvis styret, revisor eller regnskapsfører ber om grunnlag |
| Konto | balanse, resultat, periodisering , skatt og åpne poster mot årsregnskap | Hindrer at viktige regnskapsposter forsvinner i en samlekonto uten styringsverdi |
| Rapportering | kontroller at skatt, MVA, lønn og årsregnskap bygger på samme avstemte tall | Reduserer risikoen for feil i årsavslutningen |
| Avstemming | Beløp, dato, motpart og betalingsreferanse må stemme | Gjør bankavstemming og månedslukking raskere |
Bruk egne dimensjoner for prosjekt, avdeling eller kunde når inntekter, kostnader eller avvik påvirker marginen i en bestemt del av virksomheten. Det gjør rapportene mer nyttige uten at selve kontoplanen må bygges unødvendig komplisert.
Praktisk rutine
- Hent saldobalanse, åpne poster og rapporter før vurderingene starter.
- Avstem bank, kunder, leverandører, lønn, skatt og avgift mot underlag.
- Gå gjennom periodiseringer, avsetninger og uvanlige bilag.
- Dokumenter vurderinger som ikke fremgår direkte av bilaget.
- Lås perioden først når avvik er forklart og oppgaver er fordelt.
ReAI kan foreslå konto, avgiftskode, motpart og kobling til bank, men kontrollen bør fortsatt ha en tydelig eier. Marker usikre saker med kommentar, og ikke lås perioden før åpne avvik enten er rettet eller forklart.
Kontroller i ReAI
| ReAI-kontroll | Bruk den til | Resultat |
|---|---|---|
| Bilagsmottak | Samle fakturaer, kvitteringer og vedlegg | Mindre risiko for manglende dokumentasjon |
| Regelforslag | Foreslå konto, avstemming, ansvarlig og dimensjon | Raskere bokføring med menneskelig kontroll |
| Avviksrapport | Finne åpne poster, differanser og uvanlige kombinasjoner | Bedre kvalitet før rapportering |
| Oppgaveflyt | Fordele avklaringer til riktig person | Mindre personavhengighet i månedsavslutningen |
Vanlige feil
- Året lukkes før åpne reskontroposter er forklart.
- Periodiseringer ligger i regneark uten bilagskobling.
- Små differanser ignoreres til de blir vanskelige å forklare.
- Dokumentasjon sendes videre uten indeks eller ansvarlig person.
Feilene er ofte små enkeltvis, men de skaper mye støy når de samles gjennom året. Derfor bør rutinen være enkel nok til å brukes hver måned og presis nok til at nye brukere forstår hvorfor behandlingen er valgt.
Eksempel
Virksomheten skal følge opp avstemme mva ved årsslutt samtidig som flere andre bilag kommer inn. Økonomiansvarlig legger inn dokumentasjonen, vurderer avstemming, periodisering og åpne poster, og kontrollerer at grunnlaget er klart før perioden låses. Hvis behandlingen gjelder flere måneder, brukes periodisering . Hvis saken gjelder rapportering, kontrolleres effekten før neste innsending eller periodeavslutning.
Sjekkliste
- Er bilaget lesbart og lagret sammen med bokføringen?
- Er konto, avgiftskode og dimensjoner valgt ut fra innholdet?
- Er bank, reskontro og hovedbok avstemt uten uforklarte differanser?
- Er usikre vurderinger merket for kontroll før rapportering?
- Kan en annen person forstå behandlingen uten muntlig forklaring?
Videre arbeid
Start med de transaksjonene som kommer oftest eller har størst beløp. Når rutinen fungerer der, kan den bygges inn i regler, maler og faste kontrollpunkter i ReAI. Det gir mindre manuelt arbeid, bedre rapporter og et regnskap som tåler både intern gjennomgang og ekstern kontroll.