Bilag og dokumentasjon med AI-agent

En AI-agent kan spare mye tid på bilag når den brukes til å organisere dokumenter, hente eksisterende data og forberede konkrete forslag. Den skal ikke gjøre mangelfull dokumentasjon mindre synlig eller opprette et nytt bilag hver gang den møter en uklarhet.

Målet er en sammenhengende kjede:

Kildedokument → identitetskontroll → regnskapsfaglig vurdering → godkjenning → postering → vedlegg → verifisering

Hvis ett ledd mangler, bør agenten opprette et avvik i stedet for å fylle inn det mest sannsynlige svaret.

Bevar urørte kildefiler

Legg mottatte dokumenter i input/ og la dem stå urørt. Agenten kan lage arbeidskopier i working/, men skal ikke overskrive originalen. Dette er særlig viktig ved migrering fra et annet regnskapssystem eller når mange PDF-er kommer samlet fra en kunde eller tidligere regnskapsfører.

Start med et filmanifest:

Kontrollsummen gjør det mulig å finne identiske filer selv når filnavnene er forskjellige. Agenten bør markere duplikater i manifestet og la et menneske avgjøre om begge kopiene kan fjernes fra arbeidssettet. To fakturaer med samme beløp er ikke nødvendigvis duplikater; sammenlign også dokumentnummer, dato, motpart og filinnhold.

Gi dokumentene gode navn

Et opplastet vedlegg bør kunne identifiseres uten at noen åpner filen. Bruk korte og beskrivende navn, for eksempel:

leverandor-2026-01-faktura-12345.pdf
bank-2026-01-kontoutskrift.pdf
styre-2026-02-utbytteprotokoll.pdf

Unngå navn som document.pdf, scan2.pdf og lange e-postemner. Fjern fødselsnummer og andre unødvendige personopplysninger fra filnavnet. Agenten kan foreslå navn, men skal ikke endre originalfilen før manifestet er kontrollert.

ReAI API støtter opplasting av frittstående vedlegg med POST /api/attachments. Eksisterende vedlegg kan også kobles til støttede regnskapsobjekter uten at filen lastes opp på nytt. Det reduserer unødvendige kopier, men agenten må kontrollere at vedlegget faktisk tilhører objektet.

Les før du oppretter

Før agenten oppretter et bilag eller en leverandørfaktura, skal den søke etter eksisterende objekter med samme:

• Leverandør eller annen motpart.
• Faktura- eller dokumentnummer.
• Beløp og valuta.
• Dato eller periode.
• Vedlegg eller kontrollsum.
• Betalingsreferanse.

Kontrollen må omfatte både ferdige og relevante reverserte objekter. Et objekt kan finnes selv om det ikke vises i en standardliste. Les mer om duplikatkontroll i regnskap .

Hvis bilaget finnes, bør agenten finne ut om oppgaven gjelder en manglende opplysning, feil postering eller et faktisk nytt dokument. Den skal ikke omgå en vanskelig oppdatering ved å opprette et nytt bilag.

Velg riktig regnskapsobjekt

Bruk det mest spesifikke objektet som dekker hendelsen:

Et manuelt bilag er fleksibelt, men skal ikke brukes når en faktura, leverandørfaktura eller annen spesialisert flyt gir bedre reskontro og dokumentasjon.

Gruppér det som hører sammen

Relaterte posteringer kan samles når de gjelder samme hendelse og bygger på samme dokumentasjon. Månedens små bankgebyrer kan for eksempel behandles samlet dersom underlaget og perioden er tydelig. Uavhengige hendelser med forskjellige dokumenter bør ikke presses inn i samme bilag bare for å redusere antallet API-kall.

For en manuell postering skal debet og kredit som utgjør den samme hendelsen være del av én logisk bilagsrad. Nye radnumre brukes for separate hendelser. Agenten må kontrollere at sum debet og kredit balanserer, og at valuta, dato, MVA-kode og eventuelle reskontroreferanser er konsistente.

Vis bilagsforslaget før skriving

Forslaget skal være lesbart også for noen som ikke ser JSON-kallet:

Dokument: telenor-2026-01-faktura-12345.pdf
Motpart: Telenor Norge AS
Dokumentdato: 15.01.2026
Forfallsdato: 29.01.2026
Bruttobeløp: 1 250,00 kr
Foreslått konto: 6900 Telefon
Foreslått MVA-kode: ordinær inngående MVA
Periode: januar 2026
Eksisterende treff: ingen
Kontroller: leverandør, fakturanummer, sum og MVA-grunnlag

Vis usikkerhet eksplisitt. Hvis dokumentet ikke gir nok informasjon til å skille privat bruk fra virksomhetskostnad, eller til å velge MVA-kode, skal agenten be om avklaring.

Foretrekk kontrollert retting

Når et eksisterende bilag er feil, bør agenten først undersøke om API-et tillater en korrekt oppdatering. Opprett ikke automatisk et nytt korrigeringsbilag. Valget avhenger blant annet av bilagstype, låst periode, innsendt MVA og hva ReAI dokumenterer for objektets livssyklus.

Hvis objektet må reverseres, skal agenten vise hva reverseringen gjør og hvilke rapporter den påvirker. Etter rettingen skal både det opprinnelige objektet og den nye tilstanden være forståelige. Se rette feilført bilag for de regnskapsmessige kontrollpunktene.

Last opp og koble vedlegget

Ved opplasting med multipart/form-data heter filfeltet file. Etter opplasting skal agenten lagre returnert vedleggs-ID og koble vedlegget til riktig bilag eller leverandørfaktura gjennom det dokumenterte endepunktet.

Deretter henter agenten objektet eller vedleggslisten på nytt og kontrollerer:

• At filnavnet er riktig.
• At MIME-type og filstørrelse er plausible.
• At vedlegget er koblet til forventet objekt-ID.
• At samme fil ikke ble lastet opp flere ganger.
• At dokumentet kan åpnes eller lastes ned igjen.

Bevar koblingen mellom manifestets kontrollsum, vedleggs-ID og regnskapsobjektets ID i arbeidsrapporten.

Ferdigkriterier

Arbeidet er ferdig når:

• Urørte kilder og arbeidskopier er skilt.
• Manifestet viser alle filer og identiske duplikater.
• Filnavn er korte, tydelige og uten unødvendige personopplysninger.
• Eksisterende bilag og vedlegg er kontrollert før opprettelse.
• Riktig bilagstype er brukt.
• Posteringen balanserer og har riktig periode, MVA og reskontro.
• Dokumentasjonen er koblet til riktig objekt.
• Resultatet er hentet på nytt gjennom API-et.
• Avvik og manglende dokumentasjon er rapportert, ikke gjettet bort.

Denne arbeidsflyten bygger på prinsippene i trygg arbeidsmetode for AI-agenter . Før du begynner, må API-nøkkel, arbeidsmappe og OpenAPI være satt opp.