Godkjenne utlegg i ReAI

Utlegg bør behandles mens kvitteringen fortsatt er fersk. I ReAI kan du bruke en enkel flyt der den ansatte sender inn dokumentasjon, ansvarlig godkjenner kostnaden, og regnskapet bokfører utlegget med riktig prosjekt, konto og MVA.

Start med den grunnleggende veiledningen for å registrere utlegg .

Hva må være med?

Hvis dokumentasjonen mangler, bør utlegget sendes tilbake før det bokføres.

Hvem bør godkjenne?

Bruk en enkel tommelfingerregel: den som har budsjettansvar bør godkjenne kostnaden. For små selskaper kan det være daglig leder. For prosjektbaserte selskaper kan det være prosjektleder.

Unngå at samme person både sender inn, godkjenner og betaler egne utlegg uten kontroll. Det trenger ikke være tungvint, men det bør være sporbarhet.

Vanlige avvik

• Kvitteringen viser privat kjøp blandet med firmakjøp.
• Prosjekt mangler.
• Beløpet stemmer ikke med banktransaksjonen.
• MVA er usikker.
• Utlegget gjelder en periode som allerede er lukket.

Slike avvik kan behandles på samme måte som avvik i fakturamottak .

Når utlegget er godkjent

Et godkjent utlegg bør bokføres og refunderes etter samme rutine hver gang. Hvis utlegg skjer ofte, bør dere også vurdere om faste leverandører heller bør sende EHF eller leverandørfaktura direkte til ReAI.

Avstem refusjonen

Marker ikke utlegget som ferdig før refusjonen er kontrollert mot lønn eller bank. Ved samlet utbetaling av flere utlegg bør spesifikasjonen vise hvilke krav som inngår, slik at den ansatte og regnskapet kan avstemme samme total. Et avvist utlegg bør få begrunnelse og returneres til innsender.

Følg opp utlegg som blir liggende lenge uten kvittering eller godkjenning. De kan gi feil i både kostnad, MVA og mellomværende med ansatte. Ta dem med i den faste månedsavslutningen .