Godkjenne utlegg i ReAI
Behandle ansattutlegg raskere med tydelig ansvar og bedre dokumentasjon.
Utlegg bør behandles mens kvitteringen fortsatt er fersk. I ReAI kan du bruke en enkel flyt der den ansatte sender inn dokumentasjon, ansvarlig godkjenner kostnaden, og regnskapet bokfører utlegget med riktig prosjekt, konto og MVA.
Start med den grunnleggende veiledningen for å registrere utlegg .
Hva må være med?
| Felt | Hvorfor det trengs |
|---|---|
| Kvittering | Dokumenterer kjøpet |
| Dato | Plasserer kostnaden i riktig periode |
| Formål | Forklarer hvorfor kjøpet gjelder virksomheten |
| Prosjekt eller avdeling | Gir riktigere rapportering |
| Beløp og valuta | Sikrer riktig bokføring og eventuell refusjon |
Hvis dokumentasjonen mangler, bør utlegget sendes tilbake før det bokføres.
Hvem bør godkjenne?
Bruk en enkel tommelfingerregel: den som har budsjettansvar bør godkjenne kostnaden. For små selskaper kan det være daglig leder. For prosjektbaserte selskaper kan det være prosjektleder.
Unngå at samme person både sender inn, godkjenner og betaler egne utlegg uten kontroll. Det trenger ikke være tungvint, men det bør være sporbarhet.
Vanlige avvik
- Kvitteringen viser privat kjøp blandet med firmakjøp.
- Prosjekt mangler.
- Beløpet stemmer ikke med banktransaksjonen.
- MVA er usikker.
- Utlegget gjelder en periode som allerede er lukket.
Slike avvik kan behandles på samme måte som avvik i fakturamottak .
Når utlegget er godkjent
Et godkjent utlegg bør bokføres og refunderes etter samme rutine hver gang. Hvis utlegg skjer ofte, bør dere også vurdere om faste leverandører heller bør sende EHF eller leverandørfaktura direkte til ReAI.