Prøv gratis

Samlefakturering lar deg sende én faktura for flere ordrer til samme kunde. ReAI samler ordrer som har like fakturadetaljer. Velger du også ordrer som ikke passer sammen, viser ReAI dem som egne fakturaer før du bekrefter.

Slik lager du en samlefaktura

  1. Opprett og kontroller ordrene som skal faktureres. Hver ordre må ha riktig kunde, varelinjer, MVA, betalingsvilkår og fakturainformasjon. Se hvordan du lager en ordre og faktura hvis du starter fra bunnen av.
  2. Gå til Ordre i ReAI. Velg Åpen, og bruk eventuelt dato- og kundefilteret for å finne ordrene. Utvid datoperioden hvis en eldre ordre ikke vises.
  3. Kryss av i boksen ved hver ordre som skal faktureres. Du kan også bruke avkrysningsboksen øverst for å velge de åpne, fakturerbare ordrene som vises i listen. Ordrer som ikke kan faktureres fra denne oversikten, har en deaktivert avkrysningsboks.
  4. Klikk Fakturering. I dialogen ser du ordrene gruppert etter kunde, beløpet per gruppe og hvor mange fakturaer som blir opprettet. Kontroller at ordrene du vil samle, står i samme gruppe.
  5. Velg Fakturadato og kontroller gruppene én gang til. Klikk Opprett-knappen, som viser hvor mange fakturaer som blir laget. ReAI oppretter og sender da fakturaene. Dette er ikke et utkast du kan redigere etterpå.

Du kan også velge bare én ordre i denne flyten. Da blir resultatet én vanlig faktura.

Hvilke ordrer blir samlet?

For at flere ordrer skal bli én faktura, må de ha samme:

  • kunde og valuta
  • antall dager til forfall
  • faktura-e-post og valg for EHF
  • fakturakommentar og referanser, blant annet kundens referanse og innkjøpsordrenummer
  • prosjekt, leveringsdato og leveringsadresse der dette er fylt ut

ReAI grupperer kompatible ordrer automatisk. Hvis du for eksempel velger to ordrer til samme kunde med like fakturadetaljer og én ordre til en annen kunde, viser dialogen to fakturaer. Ulike betalingsvilkår eller referanser kan også gi separate fakturaer selv om kunden er den samme. Ordrer med negativ totalsum blir ikke slått sammen med andre ordrer.

Bare ordrer som skal faktureres i ReAI og har innhold igjen å fakturere, kan velges. En ordre som allerede er ferdig fakturert, eller som håndteres av en betalingsløsning, er ikke tilgjengelig for denne handlingen. Trenger du å endre en ordre, gjør du det før du bekrefter faktureringen.

Kontroller før du sender

Se gjennom hver gruppe i dialogen. Kontroller særlig at riktig kunde står øverst, at alle forventede ordrer er med, at totalsummen og valutaen stemmer, og at antall fakturaer er som ønsket. Hvis to ordrer havner i forskjellige grupper, lukk dialogen og sammenlign fakturadetaljene på ordrene. Du kan rette ulikhetene der og velge ordrene på nytt.

Når du bekrefter, blir fakturaene opprettet og sendt med leveringsmåten som er satt på ordrene. Ved flere fakturaer åpnes fakturaoversikten etterpå; ved én faktura åpnes fakturaen. Kontroller sendestatus der. Må du rette en faktura som allerede er utstedt, bruker du en kreditnota .

Ser du ikke avkrysningsboksene eller knappen Fakturering, kontroller at du har valgt Åpen, at datofilteret viser ordrene du leter etter, og at minst én av ordrene kan faktureres. Du må også ha rettighet til å opprette fakturaer. Kontakt ReAI hvis knappen fortsatt mangler.