Følg opp ubetalte fakturaer i ReAI

En forfalt faktura er ikke alltid et tegn på at kunden har latt være å betale. Betalingen kan mangle referanse, en kreditnota kan være uavklart, eller fakturaen kan ha blitt avvist. Kontroller kravet før du sender en påminnelse eller lar saken gå videre.

Kontroller dette først

Start med bankavstemming og undersøk betalingsavvik . Registrer en kort forklaring på åpne spørsmål, slik at neste medarbeider ikke starter oppfølgingen på nytt.

Skill påminnelse, inkassovarsel og videre innfordring

En vanlig påminnelse hjelper kunden med å finne fakturaen og betale. Et inkassovarsel og en betalingsoppfordring har egne krav til innhold og frister. De er ikke bare strengere formuleringer av samme e-post.

Finanstilsynet beskriver blant annet krav om minst 14 dagers betalingsfrist i et inkassovarsel. Et krav som er omtvistet, skal ikke drives inn gjennom ordinær inkasso som om det var ubestridt. Se Finanstilsynets veiledning om inkasso før du velger neste trinn.

Les også purring og purregebyr . Kontroller gjeldende regler når en rutine settes opp eller endres; et regnskapssystem erstatter ikke vurderingen av om kravet er korrekt.

Eksempel: delbetaling før purring

Fakturaen er på 12 500 kroner, og kunden har betalt 10 000 kroner. Etter avstemming står 2 500 kroner igjen. Oppfølgingen skal vise restbeløpet og den registrerte delbetalingen, ikke kreve hele fakturabeløpet på nytt.

Hvis kunden opplyser at resten gjelder en reklamasjon, noterer du hva uenigheten gjelder og hvem som skal avklare den. Ikke la en automatisk rutine eskalere saken uten denne kontrollen.

Dokumenter saken før overlevering

Samle faktura, avtale eller bestilling, dokumentasjon på leveranse, kreditnotaer, betalingshistorikk og tidligere kommunikasjon. Ta med hvilke spørsmål som fortsatt er uavklarte. Del bare nødvendig materiale gjennom en avtalt kanal.

Egeninkasso betyr at virksomheten følger opp sine egne krav. Bruk av ekstern inkassobistand er en annen arbeidsfordeling. Avklar hvem som er ansvarlig for varsler, innsigelser og registrering av nye innbetalinger, slik at kunden ikke mottar dobbelt oppfølging.

Avslutt med samme saldo i alle oversikter

Når betalingen kommer, må den knyttes til riktig faktura og tas med i videre oppfølging. Kontroller også eventuelle renter, gebyrer eller korrigeringer separat. En sak er ikke ferdig bare fordi en e-post er besvart; kundeposten og dokumentasjonen må forklare utfallet.

Bruk eksport av regnskapsdata når grunnlaget skal deles med regnskapsfører eller annen avtalt rådgiver.