Avvik i fakturamottak
Bruk avvik i fakturamottaket som en kontrollflate før fakturaen bokføres.
Et godt fakturamottak skal ikke bare samle fakturaer. Det skal også stoppe feil før de blir bokført eller betalt. I ReAI bør avvik behandles så tidlig som mulig, særlig når fakturaen gjelder ukjent leverandør, uvanlig beløp eller manglende informasjon.
Les først om fakturamottak, kvitteringsmottak og bilagsmottak hvis du trenger den grunnleggende flyten.
Vanlige avvik
| Avvik | Hva du bør gjøre |
|---|---|
| Duplikat | Sammenlign fakturanummer, leverandør og beløp før du sletter eller avviser |
| Manglende organisasjonsnummer | Kontroller leverandøren før bokføring |
| Utydelig MVA | Send til regnskapsfører eller før på vent |
| Feil prosjekt | Be prosjektleder korrigere før godkjenning |
| Ukjent bankkonto | Kontroller mot tidligere fakturaer eller leverandørdata |
Målet er ikke å løse alt selv. Målet er å sende riktig avvik til riktig person.
Avvik som bør stoppe betaling
Noen avvik bør alltid stoppe fakturaen før betaling:
- Ny bankkonto fra eksisterende leverandør.
- Faktura uten tydelig referanse eller bestilling.
- Beløp som avviker mye fra tidligere perioder.
- Leverandør du ikke kjenner igjen.
- Vedlegg som ikke samsvarer med fakturalinjene.
Når fakturaen er avklart, kan den sendes til godkjenning av leverandørfaktura .
Bruk avvikene til forbedring
Hvis samme type avvik kommer igjen hver måned, bør dere forbedre prosessen. Det kan være en leverandør som alltid mangler prosjektreferanse, en ansatt som sender kvitteringer for sent, eller en integrasjon som trenger bedre mapping.
For faste transaksjoner og gjentakende mønstre kan automatiseringsregler redusere manuell kontroll, men bare etter at datakvaliteten er god nok.