Avvik i fakturamottak

Et godt fakturamottak skal ikke bare samle fakturaer. Det skal også stoppe feil før de blir bokført eller betalt. I ReAI bør avvik behandles så tidlig som mulig, særlig når fakturaen gjelder ukjent leverandør, uvanlig beløp eller manglende informasjon.

Les først om fakturamottak, kvitteringsmottak og bilagsmottak hvis du trenger den grunnleggende flyten.

Vanlige avvik

Målet er ikke å løse alt selv. Målet er å sende riktig avvik til riktig person.

Avvik som bør stoppe betaling

Noen avvik bør alltid stoppe fakturaen før betaling:

• Ny bankkonto fra eksisterende leverandør.
• Faktura uten tydelig referanse eller bestilling.
• Beløp som avviker mye fra tidligere perioder.
• Leverandør du ikke kjenner igjen.
• Vedlegg som ikke samsvarer med fakturalinjene.

Når fakturaen er avklart, kan den sendes til godkjenning av leverandørfaktura .

Bruk avvikene til forbedring

Hvis samme type avvik kommer igjen hver måned, bør dere forbedre prosessen. Det kan være en leverandør som alltid mangler prosjektreferanse, en ansatt som sender kvitteringer for sent, eller en integrasjon som trenger bedre mapping.

For faste transaksjoner og gjentakende mønstre kan automatiseringsregler redusere manuell kontroll, men bare etter at datakvaliteten er god nok.

Gi hvert avvik eier og status

Bruk faste statuser som «venter på leverandør», «venter på bestiller» og «klar for ny kontroll». Noter hvem som følger opp og når saken skal vurderes igjen. Da blir ikke fakturaer liggende uten at noen vet om de er stoppet med vilje eller bare glemt.

Mål hvilke avvik som går igjen. Mange duplikater kan tyde på flere mottakskanaler, mens manglende prosjekt ofte skyldes uklare bestillingsrutiner. Bruk funnene til å forbedre godkjenningsflyten i stedet for å løse samme feil manuelt hver måned.