Hva er kvittering?
En kvittering er et bevis på at en transaksjon eller betaling har funnet sted. Kvitteringer er en sentral del av dokumentasjonsplikten i norsk regnskap og gir grunnlag for korrekt bokføring og revisjon. En regning representerer betalingskrav til kjøper og omtales nærmere i artikkelen Regning.
Hva er kvittering i norsk regnskap?
I henhold til bokføringsloven og bokføringsforskriften må alle forretningshendelser dokumenteres med gyldig bilag. En kvittering fungerer ofte som bilag for kontantbetalinger og utlegg.
Typer kvitteringer
Nedenfor er en oversikt over de vanligste typene kvitteringer som brukes i norsk forretningsvirksomhet:
| Type kvittering | Beskrivelse | Oppbevaringsfrist |
|---|---|---|
| Kontantkvittering | Papirkvittering utstedt ved kontantkjøp | Minst 5 år |
| E-kvittering | Elektronisk kvittering sendt på e-post eller SMS | Minst 5 år |
| Automatisk kvittering fra kassasystem | Kvittering generert av kassasystem (f.eks. datakasse) | Minst 5 år |
Krav til kvittering
Alle kvitteringer må inneholde følgende obligatoriske opplysninger:
- Dato for transaksjon – Når betalingen fant sted
- Beløp – Transaksjonens verdi inkludert merverdiavgift
- Beskrivelse – Hva betaling gjelder (vare eller tjeneste)
- Partene – Navn på selger og kjøper
- MVA-informasjon – Merverdiavgift spesifisert dersom aktuelt
Digitale kvitteringer og juridiske krav
Moderne systemer for digital kvittering må ivareta autentisitet, integritet, lesbarhet, og tilgjengelighet i hele oppbevaringsperioden. For mer informasjon om oppbevaringskrav, se Oppbevaring av regnskapsmateriale.
Beste praksis for håndtering av kvitteringer
- Fotografer eller skann originalkvitteringer med en gang de mottas
- Bruk digitale arkiveringsløsninger med søkefunksjon og sikker backup
- Standardiser arbeidsgang med klare rutiner for innlevering og godkjenning
- Sørg for sporbarhet ved å knytte kvitteringer til bilagsnummer og prosjekter
Konklusjon
En tydelig forståelse av kvitteringers rolle og krav er avgjørende for å sikre korrekt regnskapsføring, overholdelse av lover og effektiv revisjon. Ved å følge beste praksis kan virksomheter minimere risikoen for feil og mangler i regnskapet.