Importere bilagsarkiv til ReAI

Bilagsarkivet er viktig dokumentasjon, men det betyr ikke alltid at alle gamle bilag må importeres aktivt i ReAI. Ved systembytte bør du skille mellom historikk som skal søkes i, og data som skal brukes i daglig drift.

Start med hvordan bytte regnskapssystem hvis du planlegger hele overgangen.

Tre måter å håndtere bilag på

For mange små selskaper er separat arkiv for gamle bilag og ren start i ReAI den enkleste løsningen.

Hva bør kontrolleres før import?

• Har bilagene tydelige filnavn eller metadata?
• Er de koblet til riktig bilagsnummer?
• Er perioden avstemt i gammelt system?
• Finnes vedlegg til både kunde- og leverandørfakturaer?
• Er gamle filer lesbare og lagret trygt?

Hvis bilagsarkivet er rotete, kan importen bli dyrere enn nytten.

Dokumenter valget

Uansett løsning bør dere dokumentere hvor gamle bilag ligger, hvilken periode de dekker, og hvem som har tilgang. Det gjør hverdagen enklere ved kontroll, årsoppgjør eller revisjon.

Hvis revisor trenger dokumentasjon fra ReAI, kan du senere lage en revisorpakke for periodene som faktisk føres i systemet.

Test at arkivet kan brukes

Et arkiv er ikke komplett bare fordi filantallet ser riktig ut. Velg stikkprøver fra ulike år, dokumenttyper og leverandører. Kontroller at filen kan åpnes, at dokumentet er leselig, og at det kan kobles til bilagsnummer, dato og bokført post.

Behold en eksportmanifest med periode, antall filer, eventuelle kontrollsummer og oversikt over mangler. Hvis dokumenter ikke kan importeres med stabile referanser, kan et separat skrivebeskyttet arkiv være bedre enn å legge dem inn uten kobling til regnskapet. Tilgang og oppbevaring må fortsatt følge bokføringsreglene.