Importere bilagsarkiv til ReAI
Flytt eller arkiver bilag på en måte som gir dokumentasjon uten å gjøre migreringen unødvendig tung.
Bilagsarkivet er viktig dokumentasjon, men det betyr ikke alltid at alle gamle bilag må importeres aktivt i ReAI. Ved systembytte bør du skille mellom historikk som skal søkes i, og data som skal brukes i daglig drift.
Start med hvordan bytte regnskapssystem hvis du planlegger hele overgangen.
Tre måter å håndtere bilag på
| Alternativ | Når det passer |
|---|---|
| Importere til ReAI | Når bilagene skal brukes aktivt i kontroll og rapportering |
| Arkivere separat | Når historikken bare må være tilgjengelig ved behov |
| Kombinere | Når nyere perioder importeres og eldre perioder arkiveres |
For mange små selskaper er separat arkiv for gamle bilag og ren start i ReAI den enkleste løsningen.
Hva bør kontrolleres før import?
- Har bilagene tydelige filnavn eller metadata?
- Er de koblet til riktig bilagsnummer?
- Er perioden avstemt i gammelt system?
- Finnes vedlegg til både kunde- og leverandørfakturaer?
- Er gamle filer lesbare og lagret trygt?
Hvis bilagsarkivet er rotete, kan importen bli dyrere enn nytten.
Dokumenter valget
Uansett løsning bør dere dokumentere hvor gamle bilag ligger, hvilken periode de dekker, og hvem som har tilgang. Det gjør hverdagen enklere ved kontroll, årsoppgjør eller revisjon.
Hvis revisor trenger dokumentasjon fra ReAI, kan du senere lage en revisorpakke for periodene som faktisk føres i systemet.