Et strukturert regnskap er ikke bare ryddigere, det er raskere å jobbe med, enklere å kontrollere og gir bedre beslutningsgrunnlag. Strukturen du setter opp i starten, betaler seg gjennom hele året.
Kort oppsummert
- Kontoplan tilpasset din virksomhet er fundamentet.
- Faste rutiner sikrer at arbeidet blir gjort jevnlig.
- Standardisering gjør det enklere å finne og sammenligne.
- Automatisering tar bort de kjedeligste oppgavene.
Grunnlaget: En god kontoplan
Kontoplanen er skjelettet i regnskapet. En god kontoplan:
- Følger norsk standard kontoplan (NS 4102)
- Er tilpasset din bransje og virksomhet
- Har riktig detaljnivå, ikke for detaljert, ikke for grovt
- Gjør det enkelt å lage rapporter
Les mer om hva en kontoplan er .
Strukturering av kostnader og inntekter
Kostnader
Grupper kostnader slik at du kan analysere dem:
| Kategori | Eksempler | Formål |
|---|---|---|
| Varekostnad | Innkjøp for videresalg | Dekningsbidrag |
| Personalkostnad | Lønn, pensjon, avgifter | Lønnsomhet per ansatt |
| Lokalkostnad | Husleie, strøm, renhold | Faste kostnader |
| Markedsføring | Annonser, messe, sponsor | ROI på markedsføring |
| Administrasjon | Regnskap, IT, kontor | Overhead |
Inntekter
Del opp inntektene på en måte som gir innsikt:
- Per produkt eller tjeneste
- Per kundesegment
- Per salgskanal
Faste rutiner som skaper struktur
Daglig
- Sjekk innkommende bilag
- Godkjenn AI-forslag for føring
Ukentlig
- Bankavstemming
- Følg opp ubetalte fakturaer
- Sjekk varsler og avvik
Månedlig
- Periodeavslutning
- Sjekk nøkkeltall
- Rapporter til ledelsen
Kvartalsvis
- MVA-oppgave
- Sammenligning mot budsjett
- Prognose for resten av året
Årlig
- Årsoppgjør
- Skattemelding
- Gjennomgang av kontoplan og rutiner
Mappestruktur for dokumentasjon
En enkel og konsistent mappestruktur:
2025/
├── 01-januar/
│ ├── bilag/
│ ├── bank/
│ └── rapporter/
├── 02-februar/
│ └── ...
├── ...
├── arsoppgjor/
└── skattemelding/Standardisering som forenkler
Navnekonvensjoner
- Bilag:
ÅÅÅÅ-MM-DD_Leverandør_Beløp.pdf - Fakturaer:
Faktura_XXXX_Kunde.pdf - Rapporter:
Rapport_Type_Periode.pdf
Koder og referanser
- Bruk konsistente prosjektkoder
- Ha faste avdelingskoder
- Merk transaksjoner med formål
Verktøy som støtter struktur
- Regnskapssystem med god kontoplan-støtte
- Bilagshåndtering med automatisk kategorisering
- Rapporteringsverktøy som gir oversikt
- Kalender med påminnelser for rutiner
Slik støtter ReAI god struktur
ReAI er bygd for å gi struktur:
- Ferdig kontoplan tilpasset norske forhold
- Automatisk kategorisering av bilag
- Dashboard med oversikt og varsler
- Rapporter som følger norsk standard
Relaterte guider
Les mer om kontoplan , periodisering og spar tid på bilag .