Bilagshåndtering er en av de mest tidkrevende oppgavene i regnskapet. Med riktige rutiner og verktøy kan du halvere tiden du bruker, uten å gå på kompromiss med kvalitet eller etterlevelse.
Kort oppsummert
- Samle bilag digitalt i stedet for på papir.
- Automatiser føringen med AI-støttede forslag.
- Etabler faste rutiner for når bilag skal håndteres.
- Integrer systemer så data flyter automatisk.
Tid brukt på bilag: Før og etter
| Oppgave | Tradisjonelt | Med automatisering |
|---|---|---|
| Samle fysiske kvitteringer | 30 min/uke | 0 min |
| Sortere og arkivere | 45 min/uke | 5 min |
| Taste inn bilag | 2 timer/uke | 30 min |
| Kontrollere føringer | 1 time/uke | 15 min |
| Total | 4+ timer/uke | Under 1 time |
Fem tips for raskere bilagshåndtering
1. Gå digitalt fra dag én
Ikke vent med å digitalisere. Ta bilde av kvitteringer umiddelbart, videresend fakturaer til systemet, og unngå papir helt. Les om digitalisering i regnskap .
Praktisk tips: Opprett en egen e-postadresse for bilag (f.eks. bilag@bedrift.no ) og videresend alt dit.
2. Bruk AI for kontering
La systemet foreslå konto og MVA-kode basert på leverandør og historikk. Din jobb blir å godkjenne, ikke å taste. Se automatisk bilagsføring .
Praktisk tips: Korrigér AI-forslag når de er feil, så lærer systemet til neste gang.
3. Etabler faste bilagsdager
Ikke la bilag hope seg opp. Sett av fast tid, for eksempel 15 minutter hver dag eller en time hver uke. Regelmessighet slår skippertak.
Praktisk tips: Legg bilagstid inn i kalenderen som et møte du ikke avlyser.
4. Integrer betalingssystemer
Koble bank, korttjenester og nettbutikk til regnskapssystemet. Transaksjoner kommer inn automatisk og matches mot bilag. Se bankintegrasjon via ZTL .
Praktisk tips: Bruk firmakort med digital kvitteringsløsning for bedre flyt.
5. Standardiser leverandører
Jo færre leverandører, desto enklere blir føringen. Vurder å samle innkjøp hos leverandører som gir gode digitale fakturaer.
Praktisk tips: Velg leverandører som sender EHF-fakturaer direkte til systemet.
Vanlige tidstyver og hvordan eliminere dem
| Tidstyv | Løsning |
|---|---|
| Lete etter kvitteringer | Digital innsamling umiddelbart |
| Uleselige kvitteringer | Ta bilde før blekket falmer |
| Manuell kontering | AI-forslag og standardregler |
| Dobbeltsjekking | Automatiske kontroller |
| Vente på godkjenning | Digitale godkjenningsflyter |
Sjekkliste for effektiv bilagsflyt
- Alle bilag sendes digitalt til ett sted
- Systemet foreslår kontering automatisk
- Bank er integrert for automatisk matching
- Fast tid satt av til bilagshåndtering
- Kvitteringer scannes samme dag
Slik fungerer det i ReAI
ReAI gjør bilagshåndtering raskere med:
- E-post-innsamling av bilag direkte til systemet
- AI-kontering som foreslår konto og MVA
- Automatisk matching mot banktransaksjoner
- Mobil-app for kvitteringer på farten
Relaterte guider
Les mer om hva et bilag må inneholde og hvordan AI endrer regnskapet .