Tolldeklarasjonsoversikt – Guide til Tolldeklarasjon i Norsk Regnskap

Tolldeklarasjonsoversikt gir en grundig gjennomgang av tolldeklarasjon (ofte kalt SAD-dokument) og hvordan dette komplekse skjemaet brukes i norsk regnskap ved import og eksport. Vi dekker nøkkelopplysninger, fileringsprosess, digitale krav og beste praksis for norske bedrifter.

Hva er en tolldeklarasjon?

En tolldeklarasjon er et standardisert dokument som deklarerer varens art, verdi og opprinnelse ved grensekryssing. Deklarasjonen er påkrevd for alle varer som importeres til eller eksporteres fra Norge, og behandles av Tollvesenet gjennom systemet TVINN.

Tolldeklarasjonen utgjør grunnlaget for beregning av avgifter som toll, import‘MVA og eventuelle særavgifter, og fungerer som et formelt bilag i regnskapet.

Nødvendige opplysninger i tolldeklarasjon

En komplett tolldeklarasjon inneholder flere obligatoriske opplysninger som må være korrekte for å sikre juridisk gyldighet og riktig avgiftsberegning:

Fileringsprosess for tolldeklarasjon

Tolldeklarasjon sendes elektronisk via TVINN, Tollvesenets hovedsystem for digitale deklarasjoner:

• Forberedelse av data “ Registrering av varer, verdier og koder i systemet
• Elektronisk innsending “ Send deklarasjonen via TVINN‘grensesnitt eller integrasjon med ERP‘system
• Digital signering “ Sertifisert signatur for autentisitet og integritet
• Forkontroll “ Automatisk risikovurdering før varens ankomst
• Fysisk kontroll eller frigivelse “ Varer inspiseres ved behov eller frigis for transport

Digitale krav og TVINN

For at tolldeklarasjonen skal være juridisk gyldig, må den oppfylle krav til autentisitet, integritet, lesbarhet og tilgjengelighet:

• Autentisitet: Verifisert opprinnelse via EORI og digital signatur
• Integritet: Ingen endringer mulig uten sporbar historikk
• Lesbarhet: Elektroniske kopier må kunne leses gjennom hele oppbevaringsperioden
• Tilgjengelighet: Oppbevares i systemer som kan gjøres tilgjengelige for myndigheter ved forespørsel

Beste praksis for tolldeklarasjon

For å sikre effektiv håndtering og korrekt regnskapsføring av tolldeklarasjoner anbefales følgende tiltak:

• Standardiserte maler “ Bruk faste deklarasjonsprofiler i TVINN for repeterende varegrupper
• Automatisering “ Integrer ERP‘ og tolldeklarasjonssystemer for å redusere manuelle feil
• Kontrollrutiner “ Regelmessig avstemming av importdata mot regnskapssystemet
• Opplæring “ Sørg for at ansatte får jevnlig opplæring i tollregelverk og TVINN‘bruk

Oppbevaring og internkontroll

Tolldeklarasjoner er regnskapsbilag og omfattes av krav til oppbevaring i henhold til bokføringsforskriften. Alle dokumenter knyttet til import/eksport må oppbevares minimum 5 år:

For mer informasjon om oppbevaringskrav, se Oppbevaring av regnskapsmateriale.