SAF-T (Standard Audit File for Tax) er et obligatorisk eksportformat som gjør det mulig for Skatteetaten å hente ut strukturert regnskapsdata fra norske virksomheter. Formatet bygger på XML og er forankret i bokføringsloven og mva-loven. For moderne regnskapssystemer er dette en viktig brikke i automatisert kontroll, revisjon og myndighetsrapportering.
Hvorfor SAF-T ble innført
Formålet med SAF-T:
- Sikre standardisert rapportering av regnskapsdata til Skatteetaten
- Forenkle kontroller og redusere manuelt arbeid ved bokettersyn
- Styrke kvaliteten på regnskapsdata og dokumentasjon
- Bygge grunnlag for dataanalyse og etterlevelse i sanntid
SAF-T er spesielt relevant i en tid hvor virksomheter satser på kontinuerlig regnskapsavslutning og automatisert revisjon.
Hvem må kunne levere SAF-T?
SAF-T-kravet gjelder virksomheter som har bokføringsplikt og fører elektronisk regnskap. Mindre foretak kan få fritak dersom data ikke lagres elektronisk, men de fleste profesjonelle regnskapssystemer støtter eksport.
| Virksomhetstype | Obligatorisk SAF-T | Viktige vurderinger |
|---|---|---|
| Aksjeselskap (AS) | Ja | Krever fullstendig eksport av hovedbok og kundedata |
| Bokføringspliktige enkeltpersonforetak | Ja | Avklar om grensen for elektronisk bokføring er overskredet |
| Ideelle organisasjoner | Ja, ved bokføringsplikt | Kartlegg integrasjon mellom gave-/medlemsløsninger og regnskap |
| Foretak uten elektronisk bokføring | Nei | Dokumenter vurderingen for internkontroll |
Tips: Sørg for at vurderinger knyttet til fritak dokumenteres i virksomhetens internkontroll for å stå støtt ved kontroll.
Hva inneholder en SAF-T fil?
Formatet består av tre hoveddeler som følger standardisert struktur:
- Masterfile – beskrivelser av kontoplan, kunder, leverandører og mva-koder
- GeneralLedgerEntries – alle transaksjoner fra hovedbok og reskontro
- SourceDocuments – spesifikke dokumenttyper som fakturaer, betalinger og bilag
| Dataelement | Beskrivelse | Relevant ressurs |
|---|---|---|
| Kontoplan | Mapping mellom interne kontonumre og lovpålagte koder | Kontoplan |
| MVA-koder | Oversikt over satser og avgiftsbehandling | Momsregnskap |
| Kunder og leverandører | Reskontroinformasjon med organisasjonsnummer og adresser | Kundereskontro |
| Bilagsdata | Referanser til underbilag og dokumentasjon | Dokumentasjon i regnskap |
Slik forbereder du regnskapssystemet
Stegvis implementering:
- Kartlegg hvilke moduler i regnskapssystemet som produserer SAF-T-filen
- Oppdater kontoplanen slik at alle kontoer har korrekt standard mapping
- Valider mva-koder og avgiftsbehandling før neste MVA-rapportering
- Sørg for enhetlig registrering av kunder og leverandører med organisasjonsnummer
- Definer rutiner for periodisk eksport og kontroll, gjerne samtidig med månedsavstemming
Kvalitetssikring av SAF-T filen
Før filen lastes opp i Altinn bør den kontrolleres for strukturelle feil og datakvalitet.
- Bruk Skatteetatens valideringsverktøy for å fange formatfeil
- Kontroller at summer i SAF-T stemmer med saldobalansen
- Sikre at alle refererte bilag kan spores tilbake til dokumentasjonen i bokføringen
- Test eksporten etter systemoppdateringer eller endringer i kontoplan
Vanlige feil og hvordan du unngår dem
| Feiltype | Konsekvens | Løsning |
|---|---|---|
| Manglende kontomapping | Avvist fil og pålagt korrigering | Oppdater mapping-tabeller jevnlig |
| Feil mva-koder | Avvik i avgiftskontroller | Sammenlign SAF-T med MVA-oppgave før innsending |
| Dupliserte kunder/leverandører | Inkonsekvent reskontro og feil rapportering | Rydd masterdata og samkjør mot leverandørreskontro |
| Utdaterte bilagsreferanser | Dårlig sporbarhet | Knytt bilag til digital dokumentasjon i arkivet |
Beste praksis for løpende etterlevelse
- Etabler halvårlige testeksporter og dokumenter resultatet i internkontrollprotokollen
- Integrer SAF-T-kontrollene i selskapets likviditetsstyring for å fange feil tidlig
- Sørg for opplæring av regnskapsmedarbeidere slik at endringer i regelverket håndteres raskt
- Oppdater rutiner ved overgang til nye regnskapssystemer eller skyplattformer
En godt strukturert SAF-T prosess gir ikke bare trygghet ved kontroll, men styrker også virksomhetens evne til å produsere datadrevne analyser og opprettholde høy kvalitet i økonomistyringen.