Et anleggsregister er den strukturerte oversikten over alle varige driftsmidler i virksomheten. Registeret dokumenterer anskaffelser, avskrivninger, oppgraderinger og avhendelser slik at regnskap og bokføringsloven overholdes. Med ReAI kombinerer du registeret med arbeidsflyt, dokumentasjon og revisjonsspor slik at økonomiteamet alltid har oppdatert kontroll.
Hvorfor er anleggsregister kritisk?
- Sporbarhet: Du dokumenterer alle bevegelser på anleggsmidler med bilag, kontrakter og garantier.
- Korrekte avskrivninger: Automatisk beregning basert på satser og brukstid gir riktig kostnadsføring i regnskapet.
- Etterlevelse: Registeret dokumenterer krav fra bokføringsforskriften og er sentralt ved bokettersyn.
- Beslutningsstøtte: Ved å koble registeret mot nøkkeltall får ledelsen innsikt i utnyttelse og gjenstående verdi før nye investeringer.
Minimumsinnhold i registeret
| Element | Beskrivelse | Kontroller |
|---|---|---|
| Eiendels-ID | Unik identifikator for driftsmiddelet | Sikrer sporbarhet mot SAF-T |
| Anskaffelsesdata | Dato, leverandør, fakturanummer og beløp | Kryssjekk mot inngående faktura |
| Avskrivningsplan | Metode, sats, periode og startdato | Sammenlign med rutiner for avskrivning |
| Dokumentasjon | Kontrakter, garantier, bilder og serviceavtaler | Lagres i ReAI med tilgang styrt av rollebasert kontroll |
| Status | Aktiv, under bygging, solgt eller utrangert | Oppdateres ved disposisjon og synkroniseres mot gevinst/tapskonto |
Prosessen i ReAI
- Registrer anskaffelsen når fakturaen bokføres, og knytt den til korrekt konto i kontoplanen.
- Sett avskrivningsparametere basert på regelverk og eventuelle tilpasninger som restverdi.
- Planlegg periodiske kontroller i en kontinuerlig regnskapsavslutning for å sikre at register og hovedbok samsvarer.
- Automatiser avskrivninger via ReAI slik at posteringer skjer i takt med rapporteringskalenderen.
- Følg opp disposisjoner ved salg eller utrangering og dokumenter bilag, salgspris og beregnet gevinst eller tap.
Rapporter og nøkkeltall
| Rapport | Hva viser den? | Bruksområde |
|---|---|---|
| Aldersfordeling | Gjenstående brukstid og bokført verdi per kategori | Prioriter utskiftning av kritiske eiendeler |
| Investeringsoversikt | Nye anskaffelser per måned og prosjekt | Understøtter budsjettoppfølging |
| Avskrivningskjøring | Avskrivningskostnad per periode og konto | Avstemming mot resultatrapport og driftsregnskap |
| Disposisjonslogg | Solgte og utrangerte eiendeler med dokumentasjon | Kontroll ved intern revisjon og due diligence |
Kontrollpunkter ved tilsyn
- Verifiser at registeret inneholder alle driftsmidler over aktiveringsgrensen og matcher rapporten fra hovedbok.
- Dokumenter egne rutiner for fysisk kontroll av eiendeler, gjerne integrert med kontinuerlig kontrollmonitorering.
- Sikre at avskrivningsmetode og -periode samsvarer med regnskapsprinsippene i selskapets årsregnskap.
- Oppdater registeret ved kapitaliserte oppgraderinger, slik at historiske anleggsposter ikke overlapper med nye eiendeler.
Integrasjoner og automatisering
- API-integrasjon: Synkroniser data fra vedlikeholdssystemer og ERP via API-automatisering for å unngå manuelle oppdateringer.
- Varslingsmotor: Sett opp varsler når garantier eller leasingperioder nærmer seg utløp, og knytt oppgaver til relevant fakturagodkjenning-workflow.
- Datasammenstilling: Kombiner registeret med data fra Proff.no-guiden for å analysere investeringer kontra bransjestandarder.
Neste steg
- Opprett sjekklister i ReAI for å sikre at nye aktiveringer får korrekt dokumentasjon.
- Les mer om linear avskrivning for å velge riktig metode per eiendelsklasse.
- Vurder å utvide registeret med klimadata for å støtte ESG-rapportering.