En reiseregning er et dokument som spesifiserer reiseutlegg og tilhørende kostnader ved tjenestereiser, og fungerer som grunnlag for korrekt regnskapsføring og refusjon. Dokumentasjonskravene for reiseregninger er strengere enn for vanlige utlegg og fastsettes av skattemyndighetene.
Hva er reiseregning?
I norsk regnskap er reiseregningen det primære verktøyet for å dokumentere alle kostnader som oppstår under tjenestereiser, inkludert transport, overnatting, diett og andre utlegg. Kravene til dokumentasjon, attestasjon og oppbevaring er regulert av bokføringsloven og bokføringsforskriften.
Krav til reiseregning
Alle reiseregninger må inneholde følgende obligatoriske opplysninger:
- Reisemål og formål “ Hvor turen gikk og formålet med reisen
- Tidsrom “ Fra- og til-dato for reisen
- Kostnadsspesifikasjon “ Detaljert oversikt over alle utlegg (for eksempel transport, overnatting, diett)
- Beløp “ Hvert enkelt utlegg spesifisert med beløp inkludert MVA
- Kvitteringer “ Originalkvitteringer for alle utlegg over fastsatt grense
- Attestasjon “ Underskrift eller digital godkjenning fra ansvarlig leder
Oppbevaring og dokumentasjon
Reiseregninger må oppbevares elektronisk eller fysisk i minst 5 år fra bokføringsåret etter oppbevaring av regnskapsmateriale.
Moderne digitale løsninger for reiseregning må sikre autentisitet, integritet, lesbarhet og tilgjengelighet gjennom hele oppbevaringsperioden. Se også artikkelen om digitalisering av bilag for mer om automatisering.
Beste praksis for håndtering
- Standardiser maler for reiseregninger med alle nødvendige felter
- Bruk digitale verktøy for skanning av kvitteringer og godkjenningsflyt
- Implementer rutiner for innlevering, attestasjon og arkivering
- Knytt reiseregninger til prosjekter eller kostnadssteder i regnskapssystemet
Konklusjon
En grundig forståelse av kravene til reiseregning er avgjørende for korrekt regnskapsføring, skattebehandling og internkontroll. Ved å følge lovpålagte dokumentasjonskrav og bruke moderne digitale løsninger kan virksomheter effektivisere prosessen og redusere risikoen for feil.