Ordrebekreftelse er en skriftlig bekreftelse fra selger til kjøper om mottatt bestilling og detaljer om varer eller tjenester som skal leveres. I norsk regnskap fungerer ordrebekreftelsen som dokumentasjon på at en avtale er inngått, og danner grunnlaget for både fakturering og intern kontroll.
Se også: Hva er Tilbud?
Se også: Hva er en Faktura?
Se også: Hva er Fakturamal?
1. Hva er en ordrebekreftelse?
En ordrebekreftelse er et formelt dokument som bekrefter innholdet i en kundes bestilling. Den spesifiserer blant annet hvilke varer eller tjenester som skal leveres, priser, leveringsbetingelser og betalingsvilkår. Ordrebekreftelsen markerer et klart tidspunkt for når partene har inngått en bindende avtale.
2. Lovpålagte krav til innhold
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Ordrenummer | Unikt referansenummer for bestillingen |
| Bestillingsdato | Dato for når bestillingen ble mottatt |
| Selgers navn og adresse | Kontaktinformasjon og organisasjonsnummer |
| Kjøpers navn og adresse | Kontaktinformasjon til kunden |
| Produkt- eller tjenestebeskrivelse | Klar og detaljert beskrivelse |
| Antall og enhetspris | Kvantitet og pris per enhet |
| Leveringsbetingelser | Tidspunkt og betingelser for levering |
| Betalingsbetingelser | Frist og betalingsmetode |
| Gyldighetsperiode | Tidsrom ordrebekreftelsen er bindende |
3. Prosessflyt for ordrebekreftelse
- Kunde sender bestilling eller aksepterer tilbud.
- Selger registrerer bestillingen internt.
- Selger utarbeider ordrebekreftelse med nødvendige opplysninger.
- Selger sender ordrebekreftelse til kunde.
- Kunde bekrefter ordrebekreftelsen (skriftlig eller ved handling).
- Grunnlag for fakturering er etablert.
4. Eksempelmal på ordrebekreftelse
| Ordrenummer | OB-2023-001 | | Dato | 15. mars 2023 | | Selger | Eksempel AS, Org.nr. 123456789 | | Kjøper | Kunde AS, Org.nr. 987654321 | | Beskrivelse | 100 stk kontorstoler | | Enhetspris | NOK 500 | | Totalpris | NOK 50 000 | | Levering | Innen 30 dager | | Betalingsbetingelser | 30 dager netto |
5. Viktighet og intern kontroll
En korrekt håndtert ordrebekreftelse bidrar til å sikre god intern kontroll og redusere risikoen for misforståelser. Den skaper sporbarhet i bestillingsprosessen og tydeliggjør partenes forpliktelser.
Se også: God Regnskapsskikk
6. Vanlige feil og beste praksis
- Manglende eller feil ordrenummer
- Uklare beskrivelser og leveringsbetingelser
- Ikke dokumentert kundeaksept
- Mangelfull arkivering i regnskapssystemet
7. Oppsummering
En ordrebekreftelse er et essensielt dokument som klargjør innholdet i en bestilling og legger grunnlaget for fakturering og regnskapsføring. Ved å følge anbefalte krav og beste praksis, sikrer norske bedrifter effektiv kommunikasjon og korrekt regnskapsdokumentasjon.