Kontantkjøp – Komplett Guide til Regnskapsføring av Kontantkjøp
Kontantkjøp er direkte betaling med kontanter for varer eller tjenester som skjer umiddelbart ved transaksjonen. Dette skiller seg fra kredittkjøp, hvor betaling skjer på et senere tidspunkt. I norsk regnskap har kontantkjøp både regnskapsmessige og dokumentasjonsmessige konsekvenser som krever bevissthet rundt bokføringskrav, merverdiavgift og internkontroll.
Artikkelen følger kontantprinsippet, som innebærer at transaksjoner bokføres når kontanter mottas eller betales. Les mer i Kontantprinsippet.
Hva er Kontantkjøp?
Kontantkjøp innebærer at kjøper overleverer kontanter i bytte mot varer eller tjenester umiddelbart ved levering. Vanlige eksempler er kiosksalg, småkjøp i egen virksomhet eller avgiftsbetaling der leverandør krever kontant betaling.
Hovedkjennetegn:
- Umiddelbar betaling: Ingen betalingsfrist – transaksjonen avsluttes på stedet
- Dokumentasjon: Kassekvittering eller kontantfaktura som bilag
- Ingen kredittrisiko: Ingen utestående fordringer etter kjøpet
Juridiske og dokumentasjonskrav
Selv om betaling skjer kontant, må alle kontantkjøp dokumenteres i henhold til bokføringsloven og bokføringsforskriften:
- Bilag: Gyldig kassekvittering eller kontantfaktura
- Dato og beløp: Dato for transaksjon og samlet beløp
- Parter: Navn på kjøper (virksomhet) og selger
- Vare-/tjenestebeskrivelse: Presis beskrivelse av det som er kjøpt
- MVA-spesifikasjon: Merverdiavgift dersom leverandør er MVA-registrert
Regnskapsmessig behandling
Ved bokføring av kontantkjøp registreres både kostnad og betaling i samme bilag. Eksempel ved kjøp av kontorrekvisita for 1 000 kr inkludert 25 % MVA:
Debet: Kontorrekvisita (kostnad) 800 kr
Debet: Inngående MVA (25 %) 200 kr
Kredit: Kasse 1 000 kr
Dette sikrer at både kostnaden og kontantutbetalingen er dokumentert og bokført korrekt.
Seksjon 4: Fordeler og ulemper ved Kontantkjøp
Fordeler og ulemper
| Aspekt | Kontantkjøp | Kredittkjøp |
|---|---|---|
| Likviditet | Umiddelbar utstrømning av kontanter | Betaling utsatt gir bedre kortsiktig likviditet |
| Administrasjon | Forenklet bilagshåndtering | Krever oppfølging av leverandørgjeld |
| Kredittrisiko | Ingen | Risiko for manglende betaling |
| Internkontroll | Krever strenge rutiner ved kassehåndtering | Krever systemer for fakturakontroll |
Beste praksis for håndtering
For å sikre korrekt håndtering av kontantkjøp og redusere risiko for svinn og feil bør virksomheten etablere klare rutiner:
- Standardiserte bilag: Bruk forhåndsnummererte kassekvitteringer eller kontantfakturaer
- Daglig avstemming: Daglig kasseoppgjør av kontantbeholdningen
- Internkontroll: Definer roller for utstedelse, kontroll og bokføring av bilag
- Opplæring: Gi ansatte opplæring i korrekt bilagshåndtering og rapportering
Sammenheng med andre regnskapsbegreper
Eksempler på kontantkjøp og bokføring
| Scenario | Bokføring ved kontantkjøp |
|---|---|
| Kjøp av kontorrekvisita for 1 000 kr inkl. 25 % MVA | Debet: Kontorrekvisita 800 kr Debet: Inngående MVA 200 kr Kredit: Kasse 1 000 kr |
| Betaling av årsavgift for 5 000 kr (ingen MVA) | Debet: Avgift 5 000 kr Kredit: Kasse 5 000 kr |
Fallgruver og risikohåndtering
Ved kontantkjøp må virksomheter være oppmerksomme på mulige fallgruver:
- Svinn og tyveri: Fysisk kontanthåndtering øker risikoen for tap
- Mangelfull dokumentasjon: Ufullstendige bilag kan føre til avvik ved revisjon
- MVA-feil: Feil spesifikasjon av merverdiavgift kan utløse skattetillegg
- Internkontrollbrudd: Manglende rutiner kan skape svake kontantspor og misligheter
Avslutning
Kontantkjøp er en enkel, men viktig transaksjonsform som krever bevissthet om dokumentasjonskrav, regnskapsmessige føringer og internkontroll. Ved å følge anbefalte rutiner og oppdatere interne retningslinjer sikrer virksomheten nøyaktig bokføring og god likviditetsstyring.
Kontantkjøp påvirker en rekke andre nøkkelområder i regnskapet:
- Kontantstrøm – Utbetalinger for kontantkjøp inngår i kontantstrømsanalyse
- Kontantbeholdning – Reflekterer endringer ved kontantkjøp
- Kontantkasse – Fysisk kasse for oppbevaring av kontanter ved kontantkjøp
- Varekjøp – Kontantkjøp kan være en form for varekjøp ved kiosksalg og utsalgssteder
- Kontantsalg – Salgstransaksjon med umiddelbar kontant betaling som påvirker kontantstrøm og likviditet
Avslutning
Kontantkjøp er en enkel, men viktig transaksjonstype som krever bevissthet om dokumentasjonskrav og internkontroll. Ved å følge de rette rutinene sikrer virksomheten nøyaktig regnskapsføring og god likviditetsstyring.