Kontantkasse i Regnskap – Guide til Bruk og Håndtering
Kontantkasse er den fysiske boksen eller kassen som bedrifter bruker til oppbevaring og registrering av kontanter fra salg og andre innbetalinger. En korrekt håndtert kontantkasse sikrer nøyaktig bokføring, god internkontroll og overholdelse av norske lovkrav. I denne guiden får du en grundig gjennomgang av hva kontantkasse er, hvilke krav og prosedyrer som gjelder, samt beste praksis for sikker håndtering.
Artikkelen tar utgangspunkt i kontantprinsippet, hvor alle kontanttransaksjoner bokføres når pengene skifter hender. Les mer om prinsippet i Kontantprinsippet.
Hva er Kontantkasse?
Kontantkasse er en fysisk beholder for kontanter som brukes i daglig drift, ofte ved siden av moderne datakasse-systemer. Salg i kontantkassen bidrar til umiddelbar kontantstrøm og må avstemmes daglig med Kasseoppgjør.
En vanlig bruk av kontantkasse er ved kontantkjøp av små varer og tjenester. Les mer om kontantkjøp i Kontantkjøp.
Lovkrav og bokføring
I henhold til bokføringsloven og bokføringsforskriften stilles det krav til dokumentasjon og håndtering av kontantkasse:
- Dokumentasjonsplikt: Alle kontanttransaksjoner må dokumenteres og oppbevares med bilag eller kvitteringer
- Daglig avstemming: Kontantkassen skal avstemmes minst en gang per arbeidsdag via Kasseoppgjør
- Oppbevaringsplikt: Dokumentasjon og avstemmingsrapporter må oppbevares i minst 5 år
- Sporbarhet: Det må være mulig å spore alle hendelser i kontantkassen bakover i tid
Intern kontroll og sikkerhet
Internkontroll i kontantkassearbeidet reduserer risikoen for svinn og feil:
- Adskilt ansvar: Skille mellom den som mottar kontanter og den som bokfører
- Låst kasse: Kontantkassen bør være låst når den ikke er i bruk
- Inspeksjonsrutiner: Jevnlige stikkprøver og kontroll av bilag
- Roller og tilgang: Begrens tilgang til kun autorisert personell
Beste praksis for håndtering av kontantkasse
- Fast beløp i kasse: Start dagen med en kjent åpningssaldo
- Regelmessige innskudd: Sett inn overskytende kontanter på bankkonto daglig eller ukentlig
- Standardisert logg: Bruk en kontantkasserapport eller regneark for alle transaksjoner
- Opplæring av ansatte: Sørg for at alle som håndterer kassen kjenner prosedyrene
Eksempel på kontantkasseoversikt
| Dato | Beskrivelse | Innbetaling (kr) | Utbetaling (kr) | Saldo (kr) |
|---|---|---|---|---|
| 01.01.2024 | Åpningssaldo | 5 000 | ||
| 02.01.2024 | Salg daglig | 2 300 | 7 300 | |
| 02.01.2024 | Kjøp varer | 1 200 | 6 100 | |
| 03.01.2024 | Kundeforskudd | 500 | 6 600 | |
| 03.01.2024 | Papir og kontor | 200 | 6 400 |
For mer detaljert avstemming, se Hva er Kasseoppgjør?.