Hva er OCR? Optical Character Recognition i Regnskap

OCR (Optical Character Recognition) er en teknologi som konverterer skannet tekst fra dokumenter, PDF-er og bilder til redigerbar data. I moderne regnskapssystemer og fakturabehandling, brukes OCR for å automatisere innsanking av bilagsdata, redusere manuelle feil og øke effektiviteten.

Hvordan fungerer OCR?

OCR-prosessen kan deles i fire hovedtrinn:

1. Skanning og bildebehandling: Dokumenter skannes eller lastes opp som PDF/ bilde, deretter fjernes støy og kontrast justeres.
2. Tegngjenkjenning (OCR): Systemet identifiserer tegn ved hjelp av mønstergjenkjenning og maskinlæring.
3. Ord- og setningsanalyse: Gjenkjente tegn kobles sammen til ord og setninger, ofte med ordbokvalidering.
4. Etterbehandling og validering: Data valideres mot forretningsregler og kontrolleres for avvik.

Bruksområder i regnskap

OCR-teknologi benyttes i flere deler av regnskapsarbeidet for å spare tid og redusere feil:

• Automatisert bilagsregistrering: Hent ut nøkkelinformasjon fra fakturaer, kvitteringer og andre bilag.
• Fakturabehandling: Se Fakturabehandling.
• Bankavstemming: Automatisk matching av transaksjoner med bankavstemming.
• Periodisering: Hjelp ved periodisering.
• Regnskapsrapportering: Rask tilgang på strukturert data for rapporter.

Fordeler med OCR

OCR-teknologi gir flere viktige fordeler sammenlignet med manuell registrering:

• Redusert manuell inntasting: Opptil 90 % besparelse i tid.
• Rask tilgang til data: Umiddelbar konvertering fra dokument til regnskapssystem.
• Færre feil: Feilrate på 0,1“1 % versus 3“5 % manuelt.
• Bedre sporbarhet: Fullt audit trail med digitale bilag.
• Skalerbarhet: Håndter store volum uten ekstra bemanning.

Sammenligning: Manuell vs OCR

For mer informasjon om praktisk bruk av OCR i fakturahåndtering, se Fakturabehandling.

Utforsk også BankGiro for bruk av OCR-nummer i betalingsprosesser.