Hva er et styremøte? Guide til Møter, Protokoller og Prosesser
Et styremøte er det formelle møtet der styrets medlemmer samles for å fatte beslutninger, følge opp selskapets strategi og sikre lovpålagt internkontroll i et styre.
Se også: Hva er et styremedlem? | Hva er en Styreleder? | Styrehonorar | Styreverv.
Innkalling til styremøte
En korrekt innkalling er avgjørende for at styret skal være beslutningsdyktig. Innkallingen bør inneholde:
- Dato, tid og sted for møtet
- Saksdokumenter og agenda
- Informasjon om beslutningsdyktighet og protokollføring
- Frist for å melde forfall eller innsending av fullmakter
Styremøte-prosess
Flowen i et styremøte kan deles i tre hovedtrinn: innkalling, gjennomføring og protokoll.
Gjennomføring av styremøte
Under selve møtet skal styret:
- Gjennomgå og godkjenne agenda
- Diskutere og fatte beslutninger i relevante saker
- Avstemme og dokumentere vedtak med flertallskrav der dette er nødvendig
Protokoll og dokumentasjon
Det skal føres en skriftlig protokoll som inneholder:
| Element | Beskrivelse |
|---|---|
| Møtedato og sted | Når og hvor møtet fant sted |
| Fremmøtte medlemmer | Hvem som var til stede og eventuelle forfall |
| Saksbehandling | Kort oppsummering av diskusjoner og vedtak |
| Underskrifter | Signaturer fra møteleder og minst ett styremedlem |
Protokollen er et juridisk dokument som skal arkiveres i henhold til arkivloven.
Beslutningsdyktighet og avstemning
For at styret skal være beslutningsdyktig, må flertall av styremedlemmer være til stede. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.
Hyppighet av styremøter
| Selskapsstørrelse | Minimum møter per år | Anbefalt hyppighet |
|---|---|---|
| Små AS | 4 | 4–6 |
| Middels AS | 6 | 6–8 |
| Store AS | 8 | 8–12 |
Internkontroll og styremøter
Styremøter er en viktig arena for internkontroll. Gjennom faste rutiner og dokumentasjon bidrar styret til:
- Risikovurdering og oppfølging
- Kontrollaktiviteter som avstemming og revisjonsforberedelser
- Overvåking av etterlevelse av lover og interne retningslinjer
Best praksis for styremøter
Noen tips for å sikre effektive styremøter:
- Forberedelse: Del agenda og dokumenter i god tid
- Effektiv møteleder: Følg agenda og tidsrammer
- Tydelig protokoll: Dokumenter beslutninger klart og konkret
- Evaluering: Gjennomfør jevnlig evaluering av styremøteprosessen