Hva er et styremøte? Guide til Møter, Protokoller og Prosesser

Et styremøte er det formelle møtet der styrets medlemmer samles for å fatte beslutninger, følge opp selskapets strategi og sikre lovpålagt internkontroll i et styre.

Se også: Hva er et styremedlem? | Hva er en Styreleder? | Styrehonorar | Styreverv.

Innkalling til styremøte

En korrekt innkalling er avgjørende for at styret skal være beslutningsdyktig. Innkallingen bør inneholde:

  • Dato, tid og sted for møtet
  • Saksdokumenter og agenda
  • Informasjon om beslutningsdyktighet og protokollføring
  • Frist for å melde forfall eller innsending av fullmakter

Styremøte-prosess

Styremøte prosess

Flowen i et styremøte kan deles i tre hovedtrinn: innkalling, gjennomføring og protokoll.

Gjennomføring av styremøte

Under selve møtet skal styret:

  • Gjennomgå og godkjenne agenda
  • Diskutere og fatte beslutninger i relevante saker
  • Avstemme og dokumentere vedtak med flertallskrav der dette er nødvendig

Protokoll og dokumentasjon

Det skal føres en skriftlig protokoll som inneholder:

ElementBeskrivelse
Møtedato og stedNår og hvor møtet fant sted
Fremmøtte medlemmerHvem som var til stede og eventuelle forfall
SaksbehandlingKort oppsummering av diskusjoner og vedtak
UnderskrifterSignaturer fra møteleder og minst ett styremedlem

Protokollen er et juridisk dokument som skal arkiveres i henhold til arkivloven.

Beslutningsdyktighet og avstemning

For at styret skal være beslutningsdyktig, må flertall av styremedlemmer være til stede. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.

Hyppighet av styremøter

SelskapsstørrelseMinimum møter per årAnbefalt hyppighet
Små AS44“6
Middels AS66“8
Store AS88“12

Internkontroll og styremøter

Styremøter er en viktig arena for internkontroll. Gjennom faste rutiner og dokumentasjon bidrar styret til:

  • Risikovurdering og oppfølging
  • Kontrollaktiviteter som avstemming og revisjonsforberedelser
  • Overvåking av etterlevelse av lover og interne retningslinjer

Best praksis for styremøter

Noen tips for å sikre effektive styremøter:

  • Forberedelse: Del agenda og dokumenter i god tid
  • Effektiv møteleder: Følg agenda og tidsrammer
  • Tydelig protokoll: Dokumenter beslutninger klart og konkret
  • Evaluering: Gjennomfør jevnlig evaluering av styremøteprosessen