Vareopptelling er den systematiske tellingen av varer på lager for å sikre at bokført beholdning stemmer med virkeligheten. En nøyaktig opptelling er avgjørende for lønnsomhet, regnskapsføring og for å oppdage avvik i lagerkretsløpet.
Hvorfor vareopptelling er kritisk
- Bekrefter varebeholdningen og avdekker svinn eller ukurans
- Sikrer korrekte marginer ved å korrigere varekostnad og bruttomargin
- Underbygger kontrollrutiner i tråd med internkontroll
- Justerer vareflyten i butikk og nettbutikk slik at innkjøp og kampanjer planlegges fra oppdaterte data
Anbefalt hyppighet
| Type virksomhet | Hyppighet | Begrunnelse |
|---|---|---|
| Dagligvare og høy omløp | Månedlig rullerende telling | Fanger raskt opp svinn og feil i volumprodukter |
| Faghandel og sesongvarer | Kvartalsvis full opptelling | Gir total oversikt før sesongskifte |
| Netthandel med eget lager | Kontinuerlig syklisk telling | Kombineres med skanning for å synkronisere nettbutikk og ERP |
Metoder for vareopptelling
| Metode | Slik fungerer den | Fordeler | Ulemper |
|---|---|---|---|
| Periodisk full telling | All fysisk beholdning telles på et bestemt tidspunkt | Full kontroll og nullstilling | Krever stenging eller nattskift, høy ressursbruk |
| Rullerende telling (cycle count) | Utvalgte varegrupper telles jevnlig gjennom året | Mindre driftsforstyrrelse og hyppige korreksjoner | Krever strukturert plan og disiplin |
| Kontinuerlig skanning | Varer registreres ved hver lagerbevegelse via strekkoder eller RFID | Sanntidsdata og høy presisjon | Avhengig av kostbar teknologi og gode rutiner |
Forberedelser og gjennomføring
- Frys bevegelser i kassasystem, nettbutikk og WMS før tellingen starter
- Last ned tellelister fra regnskapsdashboardet og fordel ansvar per sone
- Tydeliggjør enhetsmål (stk, kg, kolli) for hver varelinje
- Bruk dobbelkontroll der to personer signerer på kritiske varegrupper
- Registrer avvik direkte i systemet og dokumenter årsak (feiltelling, svinn, retur osv.)
Teknologi som støtter vareopptellingen
- Mobile strekkodelesere integrert med fakturaportal for rask registrering
- Automatisert bilagsføring i ReAI og automatisert bilagsføring for å bokføre varetelling og reguleringer
- Integrasjon mot kassasystem for å lukke gap mellom fysisk og digital lagerbeholdning
- Varslingsregler som fanger uvanlige avvik i sanntid basert på historiske data
Regnskapsføring etter vareopptelling
| Steg | Handling | Relevante konti |
|---|---|---|
| Avvik beregnes | Differanse mellom bokført og tellt mengde avdekkes | 3000 Salgsinntekt handelsvarer og 4300 Innkjøp varer for å analysere effekten |
| Beholdningsendring bokføres | Oppdaterer lagerkonto mot varekostnad | 4390 Beholdningsendring |
| Ukurans registreres | Nedskrivning av ukurante varer dokumenteres | 7800 Tap ved avgang beholdning |
Etter bokføring bør nøkkeltall for lageromløp og bruttomargin evalueres mot budsjett. Avvik må analyseres sammen med vareflyt, kampanjer og leverandørportalen for å justere bestillinger fremover.
Særskilte hensyn i netthandel
- Returhåndtering kan skape forsinkelser mellom fysisk retur og kreditnota; etabler egne kontrollpunkter for returhyller
- 3PL-lagre krever avtalt dokumentasjon på telleprosedyrer og integrasjon for å synkronisere data
- Bundles og sett må telles både som ferdige sett og enkeltdeler for at varenummer i ERP skal stemme
- Sporing av lot- og serienummer er nødvendig for produkter med garantitid og krever tett dialog med leverandør
Sjekkliste for vareopptelling
- Oppdater varedata med korrekte lokasjoner og strekkoder i forkant
- Sikre at dagsoppgjør er ferdig før telling
- Tildel ansvarlige for godkjenning av avvik og dokumentasjon
- Lag etterarbeidsplan for å analysere resultatet og lukke root cause
- Planlegg neste vareopptelling allerede i oppfølgingsmøtet for å sikre kontinuitet
Ved å kombinere strukturerte rutiner, teknologi og tydelige ansvarsforhold blir vareopptelling et styringsverktøy for bedre likviditet, kontroll og kundetilfredshet i detaljhandel.