En leverandørportal er en digital løsning der leverandører kan registrere stamdata, laste opp dokumentasjon, sende fakturaer og følge status på ordre. For økonomi- og innkjøpsteam gir portalen en strukturert arbeidsflate som styrker både anskaffelsesprosessen og kvaliteten på regnskapsdata. Når portalen er koblet mot ReAI får regnskapsteamet sanntidsoppdaterte data på leverandører, priser og avtalte betingelser.
Hvorfor innføre leverandørportal?
| Utfordring | Hvordan portalen løser det | Hvilken effekt du får |
|---|---|---|
| Ufullstendig leverandørdata | Leverandører registrerer og vedlikeholder egne stamdata | Færre feil i reskontro og kontoplan |
| Treg fakturaflyt | Faktura sendes via portal og matches automatisk | Kortere vei fra mottak til bokføring |
| Risiko for ikke-autoriserte leveranser | Avtaler og sertifikater må godkjennes før ordre | Økt kontroll i tråd med compliance-krav |
| Mangelfull kommunikasjon | Leverandør og innkjøper deler status i ett system | Mindre e-post og færre misforståelser |
Portalen blir også et arkiv for dokumentasjon: gyldige sertifikater, HMS-erklæringer og bankkontoer oppdateres fortløpende, slik at du unngår manuelle oppslag i Brønnøysundregistrene.
Viktige funksjoner
- Selvbetjent onboarding: Leverandøren registrerer selskapsdata, bankkonti og kontaktpersoner som verifiseres mot Proff.no-guiden.
- Integrert ordrehåndtering: Bestillinger og leveringsbekreftelser kobles mot ordre i ERP.
- Fakturainnsending: Portalstøttet EHF, PDF eller skjema med automatisk bilagsregistrering.
- Varsler: Leverandør får beskjed når avtaler utløper eller faktura har avvik.
Rollefordeling
| Rolle | Ansvar i portalen |
|---|---|
| Innkjøpssjef | Godkjenne nye leverandører og kontraktsvilkår |
| Controller | Overvåke avvik, følge opp sertifikater og prisendringer |
| Leverandørkontakt | Oppdaterer produkter, priser og leveringstider |
| Regnskapsfører | Matcher innkommende faktura mot bestilling og remittering |
Integrasjon med ReAI
- API-kobling: Leverandørregistreringer sendes direkte til ReAI via API-integrasjon.
- Automatisk kredittscore: Portalen sjekker mot kredittdata og oppdaterer varsler i ReAI. Kombinér med rutiner fra betalingsanmerkning-guiden.
- Avviksbehandling: Når leveransen ikke stemmer, opprettes oppgave i ReAI for avklaring med leverandør.
- Analyse: Data berikes i ReAI sitt regnskapsdashboard for å følge leverandørprestasjon.
Beste praksis ved utrulling
- Kartlegg prosesser: Dokumenter hvordan innkjøp, kvalitet og regnskap samarbeider før endringen.
- Piloter en kategori: Start med én leverandørgruppe, for eksempel logistikk, før full utrulling.
- Sørg for opplæring: Lag korte videoer eller webinarer for leverandører.
- Mål effekt: Følg nøkkelindikatorer som behandlingstid, antall avvik og deltakelse.
Nøkkeltall å følge opp
| Måltall | Hvordan måles | Typisk forbedring |
|---|---|---|
| Andel faktura med 3-veis match | Fakturaer som matcher ordre og mottak i første forsøk | 20–40 % økning |
| Gjennomsnittlig behandlingstid | Timer fra mottatt faktura til bokført | 30–50 % reduksjon |
| Antall oppdaterte leverandørprofiler | Registreringer med komplett data siste kvartal | Dobling etter implementering |
| Avvik per 100 ordre | Rapporter fra portalen | Reduksjon til under 2 avvik |
Slik lykkes du på lang sikt
En leverandørportal krever kontinuerlig forbedring. Sørg for å:
- Oppdatere krav og sjekklister kvartalsvis.
- Planlegge revisjoner av prosesser sammen med innkjøp og regnskap.
- Bruke innsikten fra portalen til å forhandle bedre avtaler og styrke bærekraftskrav i tråd med bærekraftsrapportering.
Når leverandørportalen er tett integrert med ReAI får du en helhetlig arbeidsflyt fra bestilling til betaling, mindre manuelt arbeid og bedre etterlevelse av regelverket.