En fullmakt er et juridisk dokument som gir en person (fullmaktsgiver) rett til å la en annen (fullmaktshaver) handle på sine vegne i spesifikke saker eller generelt. I norsk regnskap er fullmakt avgjørende for å sikre korrekt autorisering av bilag, signaturer og økonomiske disposisjoner. Fullmakter kan være skriftlige eller muntlige, men for regnskapsformål anbefales det alltid skriftlig dokumentasjon i tråd med kravene i bokføringsloven og avtaleloven.
Typer Fullmakt
Det finnes flere typer fullmakter som brukes i næringslivet. Tabellen nedenfor gir en oversikt:
| Type Fullmakt | Omfang | Eksempel på Bruk |
|---|---|---|
| Generell fullmakt | Gir fullmaktshaver rett til å handle på vegne av fullmaktsgiver i alle angitte saker. | Daglig drift, betaling av regninger |
| Spesialfullmakt | Gir fullmaktshaver rett til å utføre en spesifikk handling eller avtale. | Salg av eiendel, kontraktsinngåelse |
| Prokura | En særlig bedriftsfullmakt regulert av aksjeloven, som gir vidtgående representasjonsrett. | Representasjon for aksjeselskap |
Se mer om Aksjeloven for detaljer om prokura.
Fullmakt i Regnskapspraksis
I regnskapsavdelingen må fullmakter dokumenteres og oppbevares for revisjon og internkontroll. Nedenfor er noen viktige brukstilfeller:
- Attestering: Godkjenning av fakturaer og bilag krever ofte at fullmaktshaver har nødvendig fullmakt til å bekrefte forpliktelser. Se attestering.
- Firmaattest og Foretaksregisteret: En skriftlig fullmakt kan vedlegges ved bestilling av firmaattest fra Brønnøysundregistrene.
- Bankfullmakt: Brukes for å autorisere banktransaksjoner og signering på bedriftskonto.
- Kontraktsfullmakt: Sikrer at avtaler signeres av personer med riktig delegasjon, for eksempel arbeidskontrakten signert av daglig leder.
Rutiner for Dokumentasjon og Oppbevaring
Ved regnskapsrevisjoner og bokettersyn er det avgjørende å kunne vise til fullmaktsdokumentasjon. Følgende punkter bør alltid være oppfylt:
- Fullmakten bør være skriftlig, datert og signert av fullmaktsgiver.
- Fullmaktsgiver må spesifiseres med navn, stilling og organisasjonsnummer.
- Fullmaktshaverens identitet dokumenteres, for eksempel via personalregister.
- Oppbevaring i henhold til kravene i bokføringsloven, som krever at bilag og tilhørende dokumentasjon oppbevares i minst 5 år.
- Interne rutiner for periodisk gjennomgang og oppdatering av fullmakter.
Oppsummering
Fullmakt er en grunnleggende del av intern kontroll og autorisasjonsprosesser i regnskap. Ved å dokumentere og følge klare rutiner for fullmaktshåndtering sikrer virksomheter at økonomiske disposisjoner utføres av riktige personer, og at kravene i bokføringsloven og avtaleloven etterfølges.
