Fakturagodkjenning er prosessen der en virksomhet kontrollerer inngående fakturaer før de bokføres og betales. En strukturert arbeidsflyt sørger for at kostnader er legitime, at leveranser er mottatt, og at betalingsbetingelser følges. Dermed blir både leverandørreskontro og kontantstrøm styrt i sanntid.
Hvorfor fakturagodkjenning er kritisk
- Internkontroll: Sikrer at alle kostnader er godkjent og dokumentert, i tråd med rollebasert tilgangsstyring.
- Likviditetsstyring: Gir oversikt over forpliktelser og muliggjør planlegging sammen med remittering.
- Compliance: Oppfyller krav til dokumentasjon i henhold til bokføringsreglene og kontinuerlig revisjon.
- Datakvalitet: Reduserer feilaktige konteringer og sikrer at mva-rapportering blir korrekt.
Standard arbeidsflyt i ReAI
- Mottak av faktura: Faktura importeres via fakturaportal eller EHF og registreres i ReAI.
- Første kontroll: Systemet matcher mot ordrebekreftelse og innkjøpsordre.
- Godkjenningsflyt: Roller og beløpsgrenser styrer hvem som vurderer pris, leveranse og kostnadskonto.
- Kontering: Godkjent faktura kobles til korrekt konto i kontoplanen.
- Bokføring og betaling: Etter endelig godkjenning sendes faktura til bokføring og videre til remittering.
- Arkivering: Dokumentasjon lagres i ReAI og gjøres tilgjengelig i revisjonsportal for revisjon og internkontroll.
Roller og ansvar
| Rolle | Ansvar | Typiske kontrollspørsmål |
|---|---|---|
| Innkjøper | Kontrollere mottak mot bestilling | Matcher varen eller tjenesten leveransen? |
| Økonomi | Vurdere kontering og mva-behandling | Stemmer kostnadskonto og sats? |
| Prosjekteier | Verifisere prosjektallokering | Er kostnaden relatert til riktig prosjekt eller tiltak? |
| CFO | Godkjenne større beløp og avvik | Hvordan påvirker betalingen kontantstrøm og budsjett? |
Viktige kontrollpunkter
| Kontroll | Beskrivelse | Tiltak ved avvik |
|---|---|---|
| 3-veis match | Sammenlign bestilling, mottak og faktura | Be om kreditnota eller korrigert faktura |
| Beløpsgrenser | Automatiserte grenser per rolle | Send til eskalering eller CFO-godkjenning |
| Tidsfrister | Betalingsbetingelser vs. betalingsplan | Bruk likviditetsprognose i ReAI |
| Kostnadstype | Avgrensning mellom drifts- og investeringskostnader | Oppdater anleggsregister ved behov |
Automatisering og maskinlæring
ReAI bruker maskinlæring for å foreslå kontering og identifisere avvik. Løsningen analyserer historiske data og kobler dem til datasjø for regnskap. Dermed får virksomheten:
- Prediktiv kontering basert på leverandør og kontekst.
- Avviksvarsler når kostnader skiller seg fra budsjettert beløp.
- Automatisk blokkering av fakturaer med manglende ordrenummer eller feil referanse.
Integrasjon med kontantstrømsstyring
En godkjenningsprosess må knyttes til kontantstrøm:
- Oppdater kontantstrømsanalyse automatisk når fakturaer er godkjent men ikke betalt.
- Bruk ReAI til å aggregere forfall og utarbeide betalingskalender.
- Sammenstill godkjente fakturaer med kreditoranalyse for å forhandle bedre betalingstider.
Sjekkliste før betaling
- Varen er registrert som mottatt i ERP eller lagerstyring.
- Enhetspris stemmer med rammeavtale.
- Bilag er koblet til riktig prosjektregnskap.
- MVA-kode er validert mot oppdaterte satser.
- Dokumentasjon er arkivert og tilgjengelig for revisjon.
ReAI implementeringsplan
| Fase | Varighet | Leveranse |
|---|---|---|
| Analyse | 1–2 uker | Kartlegging av eksisterende prosess, risiko og roller |
| Pilot | 3 uker | Konfigurerte arbeidsflyter for utvalgte leverandører |
| Skalering | 4–6 uker | Full utrulling, dashboard for nøkkeltall, opplæring |
| Kontinuerlig forbedring | Løpende | Revisjon av regler, justering av beløpsgrenser, rapportering |
Nøkkeltall for modenhet
| KPI | Mål | Hvordan følge opp |
|---|---|---|
| Godkjenningstid | < 48 timer | Sanntidsdashboard i ReAI |
| Automatiseringsgrad | > 70 % foreslått kontering | Maskinlæringslogging |
| Avvik pr. måned | < 2 % av volum | Integrerte avviksrapporter |
| Tid til betaling | Bransjestandard +/- 5 dager | Likviditetsprognose |
Intern kommunikasjon og opplæring
- Etabler korte e-læringsmoduler i ReAI for nye godkjennere.
- Del månedlige statusrapporter i regnskapsdashboard.
- Bruk tydelige meldingsmaler i systemet for å be om tilleggsinformasjon fra leverandør.
Vanlige fallgruver
- Manuell e-postgodkjenning uten sporbarhet skaper revisjonsrisiko.
- Manglende rollebeskrivelser fører til flaskehalser.
- Lite bruk av analyser gjør at virksomheten ikke oppdager systematiske prisøkninger.
Oppsummering
En strukturert prosess for fakturagodkjenning gir bedre kontroll, raskere beslutninger og tryggere likviditetsstyring. Når arbeidsflyten automatiseres i ReAI og kobles til sentrale regnskapsprosesser, får økonomiteamet kontinuerlig innsikt og reduserer risiko for feilutbetalinger.