Et shared service center (SSC) for økonomi og regnskap samler gjentakende backoffice-prosesser i én felles enhet. Med et SSC kan konsern og selskapsgrupper standardisere bilagsflyt, sikre bedre internkontroll og levere rapportering raskere ved hjelp av automatisering.
Hva karakteriserer et shared service center?
Et SSC bygger på felles metodikk, teknologi og serviceavtaler. Tabellen under viser typiske prosesser som konsolideres:
| Prosessområde | Typiske aktiviteter | Teknologi og kontroller |
|---|---|---|
| Leverandørreskontro | Fakturamottak, matching og betaling | Automatisert bilagsføring, leverandørreskontro, rollebasert tilgangsstyring |
| Kundereskontro | Fakturering, purring og innbetalinger | kundereskontro, automatisert remittering |
| Hovedbok og rapportering | Periodisering, avstemming og analyse | Kontinuerlig regnskapsavslutning, regnskapsdashboard |
Fordeler for økonomifunksjonen
Et modent shared service center gir flere målbare gevinster:
- Kostnadsreduksjon: Standardiserte prosesser og felles teknologi reduserer enhetskostnaden per bilag
- Bedre kontrollmiljø: Tydelige ansvarsroller gjør det enklere å etterleve internkontrollkrav
- Skalerbarhet: Nye selskaper kan onboardes raskt når strukturen allerede er etablert
- Datakvalitet: Sentraliserte rutiner gir mer presis input til kontinuerlig rapportering
Implementering i praksis
Del inn etableringen i kontrollerbare steg:
- Kartlegg nåsituasjon: Dokumenter lokale variasjoner i rutiner, systemer og nøkkelroller
- Design standardprosess: Definer arbeidsflyt, eskaleringer og serviceavtaler for hvert prosessområde
- Velg teknologiplattform: Prioriter løsninger med API-støtte og integrasjoner mot bank, lønn og ERP
- Migrer data og brukere: Etabler masterdata-governance og sikre at roller tildeles via sentral tilgangsstyring
- Etabler governance: Sett opp styringsgrupper, KPI-rapportering og regelmessige forbedringsmøter
KPI-er som viser effekt
Når SSC-et er i drift, må resultatene måles kontinuerlig. Bruk KPI-er som kombinerer kvalitet, effektivitet og kontroll:
| KPI | Målemetode | Målforslag |
|---|---|---|
| Saksbehandlingstid faktura | Tid fra mottak til godkjenning | < 24 timer ved elektronisk input |
| Feilrate i bilag | Antall avviste bilag / totalt volum | < 1 % etter automatiske kontroller |
| Rapporteringsklar hovedbok | Tidspunkt for ferdig kontinuerlig rapportering hver måned | Første arbeidsdag etter periodeslutt |
| Etterlevelse av SLA | Andel leveranser innenfor avtalte tidsfrister | > 95 % |
Organisering og styringsmodell
Et SSC trenger tydelige roller og et definert tjenestekart:
- Serviceleder: Eier serviceavtaler, følger opp tilfredshet og eskalerer avvik
- Prosesseier: Sikrer at prosessdokumentasjon er oppdatert og at kontroller fungerer
- Teknologiansvarlig: Forvalter automatisering, API-integrasjoner og datakvalitet
- Kontrollansvarlig: Overvåker nøkkelkontroller, rapporterer til internkontrollforskriften sine krav og koordinerer revisjon
Beste praksis for kontinuerlig forbedring
- Utfør kvartalsvise prosessgjennomganger sammen med forretningsenhetene for å identifisere nye automatiseringsmuligheter
- Bruk regnskapsdashboard til å visualisere SLA-er og kvalitetsindikatorer i sanntid
- Integrer SSC-arbeidet i konsernets organisasjonskultur for å sikre forankring og samarbeidsvilje
Et velfungerende shared service center frigjør kapasitet til analyse og rådgivning, samtidig som det gir trygghet for at grunnleggende regnskapsprosesser leveres med høy kvalitet. Med ReAI kan du kombinere SSC-strukturen med automatisering, sanntidsdata og innebygde kontroller for å levere bedre økonomiske beslutningsgrunnlag til hele virksomheten.