Migrering til nytt regnskapssystem krever presis planlegging for å sikre at historikk, automatiseringer og interne kontroller fungerer fra dag én. Når bedriften skal gå over til løsninger som regnskapsprogram eller skal utvide med API-integrasjoner, er strukturert migrering avgjørende for å få full effekt av investeringene.
Hvorfor bytte regnskapssystem?
Bedrifter velger nye løsninger for å håndtere økt kompleksitet og krav om sanntidsdata. De vanligste driverne er:
- Automatisering av prosesser gjennom robotisering, smart tolking og integrerte kontroller.
- Skalerbarhet for selskaper som vokser internasjonalt eller etablerer flere datterselskaper.
- Rapportering i sanntid med dashboards og kontinuerlig regnskapsavslutning.
- Bedre samarbeid mellom økonomiavdeling, rådgivere og eksterne partnere via skybaserte arbeidsflater.
Faser i en vellykket migrering
| Fase | Mål | Leveranser |
|---|---|---|
| Forberedelse | Kartlegge behov, datakvalitet og krav til tilgangsstyring | Komplett datakatalog, mapping av kontoplan og beslutning om parallelldrift |
| Migrering | Flytte masterdata, historikk og åpne poster til nytt system | Testimport, avstemming mot gammel løsning og dokumenterte kontrollrutiner |
| Go-live | Sikre stabil drift og riktige rapporter fra første periode | Opplæringsplan, tidslinje for kontrollmonitorering og beslutning om når gammelt system stenges |
Datakvalitet og mapping
Nøyaktige data er selve fundamentet i migreringen. Slik reduserer du risikoen for feil:
- Standardiser kontoplanen før eksport og sammenlign med ReAIs foreslåtte kontostruktur for å identifisere duplikater.
- Rens kundedata og leverandørinformasjon ved å validere organisasjonsnummer mot Proff.no-integrasjonen.
- Prioriter åpne poster i reskontro og balansekontoer, og opprett avstemmingsfiler som dokumenteres i migreringsprotokollen.
Kontroller og testing
Kontinuerlig testing er nødvendig for å unngå avvik når produksjonen starter.
- Kjør pilotbokføring med faktiske bilag fra siste måned og verifiser automatiseringsregler fra regnskapsrobot.
- Dokumenter resultatet i en egen testlogg, og knytt avvik til tiltak som kan spores i kontinuerlig revisjon.
- Etabler en rollback-plan som beskriver hvordan data reverseres hvis godkjenningskriterier ikke oppfylles.
Sjekkliste før go-live
- Opplæring: Sørg for at alle roller er registrert i nytt system og at teamet kan håndtere daglige rutiner som fakturamottak og remittering.
- Integrasjoner: Verifiser at bank, lønn og rapporteringsverktøy er koblet opp før du stenger gammel løsning.
- Rapportering: Test standardrapporter og tilpassede dashboards slik at ledelsen får korrekte KPI-er fra første periode.
- Support: Definer kontaktpunkter og responstid for kritiske hendelser de første ukene etter produksjonsstart.
Etterarbeid og gevinstrealisering
Når systemet er i drift bør økonomiteamet dokumentere reelle effekter gjennom:
- Månedlig måling av tidsbruk på bilagskontroll, avstemming og rapportering.
- Oppdaterte prosessbeskrivelser som viser nye ansvarsforhold og automatiseringsnivå.
- Aktiv bruk av innsikt fra regnskapsdashboard for å identifisere videre forbedringer.
Kombiner migreringen med tydelig gevinstoppfølging, så kan ReAI gi merverdi i form av raskere prosesser, bedre dataflyt og høyere kvalitet i økonomirapporteringen.