En fakturaportal er en digital samarbeidsplattform der leverandører sender inn fakturaer, virksomheten godkjenner dem og data eksporteres direkte til regnskapssystemet. Portalen fanger både elektroniske meldinger (EHF) og PDF-er, beriker bilag med metadata og gir full kontroll over innkjøps- og betalingsprosesser.
Hvorfor bruke en fakturaportal?
Virksomheter som håndterer mange leverandørfakturaer opplever ofte fragmentert kommunikasjon. En fakturaportal gir:
- Sentralisert innbokshåndtering: All fakturainformasjon samles i én kanal i stedet for e-postkaos.
- Strukturerte data: Portalen validerer obligatoriske felt basert på EHF-standarden.
- Automatisert arbeidsflyt: Godkjenning, kontering og remittering koordineres fra ett sted.
- Bedre leverandørdialog: Leverandører får statusoppdateringer uten å kontakte økonomiavdelingen.
Typiske prosess-steg
- Mottak: Portalen henter fakturaer via EHF, e-postparser eller opplastingsskjema.
- Validering: Metadata kontrolleres mot innkjøpsordre og fakturaprogram.
- Godkjenning: Flyt følger definert attestasjonshierarki og rollebasert tilgang.
- Kontering: Systemet foreslår konto, dimensjoner og mva-kode basert på historikk.
- Eksport: Bilag sendes til ERP og betalingsfil genereres for remittering.
- Arkiv: Alle steg loggføres for internkontroll og revisjon.
Nøkkelfunksjoner du bør kreve
| Område | Funksjon | ReAI-leveranse |
|---|---|---|
| Datainnsamling | EHF, e-postparser, mobilopplasting | ReAI fanger innkommende fakturaer og legger dem i strukturert kø |
| Automatisering | Kunstig intelligens for kontering | ReAI foreslår konto, prosjekt og kostnadsbærer automatisk |
| Kontroll | Avviksvarsler og tolerancegrenser | ReAI eskalerer feil før de treffer regnskapet |
| Samhandling | Chat og kommentarfelt i portalen | ReAI knytter dialog til bilagsnummer og revisjonsspor |
| Betaling | Integrert betalingsfil (ISO 20022) | ReAI genererer utbetalingsforslag og synkroniserer status |
Implementering med ReAI
ReAI deler inn innføringen av fakturaportal i tre faser:
- Kartlegging: Vi analyserer volum, leverandørtyper og eksisterende godkjenningsflyt.
- Konfigurasjon: Portalen settes opp med regler for kontinuerlig regnskapsavslutning.
- Optimalisering: Dashboards og KPI-er knyttes til regnskapsdashboardet for løpende styring.
Under hele prosjektet får leverandørene tydelige instruksjoner via standardiserte e-postmaler og oppdateringer i portalen.
Slik lykkes du med leverandøropplevelsen
- Del onboardingplan: Informer leverandører om hvordan faktura skal sendes og hvilke formater som støttes.
- Bruk sjekklister: Krev obligatoriske felt slik at fakturaer ikke stopper godkjenning.
- Gi statusinnsyn: La leverandører se hvor langt fakturaen har kommet i godkjenningsløpet.
- Tilby opplæring: Del korte videoer eller lenker til fakturakurs for nye brukere.
Vanlige utfordringer og løsninger
| Utfordring | Konsekvens | Tiltak |
|---|---|---|
| Feil mva-kode | Manuelle korreksjoner og risiko for feilrapportering | ReAI validerer mot fastsatte konteringsregler |
| Ufullstendige fakturaer | Stopper prosessen i attestasjon | Portalen krever felter og avviser mangelfulle bilag |
| Motstand hos brukere | Godkjennere fortsetter i e-post | Tilby opplæring og gjør portalen tilgjengelig på mobil |
| Dårlig datakvalitet fra PDF | Tidsbruk på punching | Bruk AI-basert OCR og struktureringsmotor |
Integrasjon og analyse
En fakturaportal bør kobles til både ERP og datasjø for regnskap for å muliggjøre avanserte analyser. ReAI tilbyr ferdige API-er slik at data fra portalen blir en naturlig del av:
- Likviditetsprognoser i kontantstrømmoduler
- Kostnadsanalyser for hver leverandør og kategori
- Compliance-rapporter for bærekraftsrapportering
Oppsummering
En fakturaportal gir bedre kontroll på leverandørfakturaer, styrker internkontrollen og frigjør tid for økonomiavdelingen. Når løsningen implementeres gjennom ReAI får du automatisert datainnsamling, presise arbeidsflyter og innsikt i hele betalingsprosessen.
Neste steg er å vurdere hvordan portalen kan kombineres med remittering, dynamic discounting og automatisert noteproduksjon for en helhetlig digital innkjøps- og regnskapsreise.