Automatisert noteproduksjon lar økonomiteamet generere komplette noteopplysninger direkte fra regnskapssystemet. I stedet for manuelle regneark kombinere ReAI data fra hovedbok, lønn, banksystemer og avtaledokumentasjon slik at notene følger regnskapsloven og god regnskapsskikk.
Hva betyr automatisert noteproduksjon?
Automatisert noteproduksjon er en arbeidsflyt der noteopplysningene bygges fra strukturerte datakilder, med ferdige maler og kontroller. Løsningen gir:
- Sanntidsoppdatering av noteutkast når transaksjoner endres.
- Standardiserte maler som følger krav til årsregnskap.
- Samarbeid i skyen slik at revisjon og styre kan kommentere direkte i ReAI.
Kjernekomponenter
| Komponent | Beskrivelse | Relevant ressurs |
|---|---|---|
| Datamodell | Kontrollerte dimensjoner for regnskapsdata, HR og kontrakter | Kontinuerlig regnskapsavslutning |
| Regelmotor | Mapping mot lovkrav, IFRS/NGAAP-malverk og terskler | Hva er IFRS? |
| Dokumentgenerator | Publiserer noter i XHTML, PDF og SAF-T vedlegg | Hva er SAF-T? |
Hvilke noter bør automatiseres først?
ReAI prioriterer noter som har klare datakilder og høy revisjonsrisiko:
- Note om egenkapital kobles til kapitalendringer og transaksjoner i hovedbok.
- Note om lønnskostnader henter tall fra lønnssystemet og sosiale kostnader.
- Note om vurderingsprinsipper bruker forhåndsgodkjente tekstblokker og lenker til finansregnskapet.
Eksempel på datakilde-kartlegging
| Note | Primærkilde | Kontrollpunkt |
|---|---|---|
| Lån og sikkerhetsstillelser | Bankintegrasjon og låneavtaler | Avstem saldo mot balansen og kontanter |
| Segmentinformasjon | Prosjektmodul og [regnskapsdashboard](/blogs/regnskap/digitalisering-og-systemer/regnskapsdashboard “Regnskapsdashboard | Sanntidsstyring av økonomidata”) |
| Bærekraftsnoter | ESG-modul og bærekraftsrapportering | Sjekk samsvar med CSRD-krav |
Slik settes automatiserte noter opp i ReAI
- Kartlegg datakilder: Identifiser hvilke registre, API-er og kontrakter som dekker hver note. Bruk integrasjonskartet for å se eksisterende koblinger.
- Definer styringsregler: Lag terskler for avvik, og knytt dem til rollebasert tilgangsstyring slik at ansvarlige får varsel.
- Bygg maler: Tilpass maler per selskapsform med ferdige tabeller, tekstblokker og plassholdere for noter som noter til årsoppgjøret.
- Test og dokumenter: Kjør prøvepubliseringer og legg dokumentasjon i ReAI sitt kvalitetsarkiv sammen med QA-prosessen.
Fordeler for økonomiteamet
- Kortere tidslinje: Automatiserte noter fjerner manuell sammenstilling og gir tidligere styregjennomgang.
- Redusert risiko: Kontinuerlig datasynk gir færre feil og bedre revisjonsbevis.
- Deling og sporbarhet: Kommentarer i ReAI lagres som revisjonsspor sammen med elektronisk signatur.
Kontrollpunkter før publisering
| Sjekkpunkt | Beskrivelse | Ansvar |
|---|---|---|
| Avstemming | Bekreft at beløp samsvarer med balansen og resultatregnskapet | Controller |
| Tekstmaler | Sikre at standardtekster dekker årets hendelser (fusjoner, emisjoner, nedskrivninger) | Økonomisjef |
| Revisjon | Del prøveversjon i ReAI og få kommentarer fra revisor innen fastsatt frist | Revisor |
Neste steg
Start med en pilot for de mest tidskritiske notene, mål besparelsen og rull ut videre. Kombinér automatisert noteproduksjon med kontinuerlig kontrollmonitorering for å holde datakvaliteten høy gjennom året.