Hvorfor automatisere bilagsføring?
Automatisert bilagsføring reduserer manuell punching, forbedrer kvalitet og frigjør tid til analyse. Med ReAI kombineres maskinlæring, regelmotor og menneskelig kontroll slik at avvik oppdages før de påvirker rapporteringen. Korrekt oppsett gjør at saldobalansen alltid er oppdatert og klar for regnskapskursets kontroller.
Kildegrunnlag og berikelse
| Kildetype | Eksempeldata | Automatiserte kontroller |
|---|---|---|
| Bankstrømmer | Kontoutdrag, innbetalinger | Matching mot åpne poster og KID |
| Leverandørfakturaer | EHF, PDF | Validering med fakturatolk |
| Kvitteringsdata | Mobilkvitteringer, kassasystem, kredittkort | Kontrollrutiner via digital kvitteringshåndtering |
| Lønnstransaksjoner | A-melding, lønnsfiler | Avstemming mot arbeidsgiveravgift |
| Prosjektdata | Timer, kostnadsbærere | Periodisering og fordelingsnøkler |
AI-en klassifiserer bilag basert på tidligere kontroller og maskinlæring. Avvik sendes til manuell vurdering med kontekst, slik at controlleren kan dokumentere beslutningen direkte i arbeidsflyten.
Prosessflyt
- Hent inn bilagsdata via API, EHF, bankintegrasjon eller import
- ReAI foreslår konto, mva-kode og dimensjoner basert på historikk
- Systemet legger inn kontrollsteg med totrinnsgodkjenning der rollebasert tilgangsstyring kreves
- Godkjente bilag bokføres og synkroniseres med reskontro, samtidig som avstemmingslister oppdateres
- Avvik og usikre forslag sendes til fagansvarlige med begrunnelse og anbefalte tiltak
Kontrollpunkter du må ha på plass
- Definer toleransegrenser for avvik, for eksempel beløp eller nye leverandører
- Lag regler for når bilag skal stoppes for manuell vurdering
- Overvåk nøkkeltall som feilrate i bilagsflyt, og benchmark mot tallene i nøkkeltall-guiden
- Dokumenter endringslogg slik at revisjon kan spore konteringsendringer
- Oppdater sjekklister i takt med nye krav fra bokføringsforskriften
Implementering i ReAI
- Analysefase: Identifiser hvilke bilagstyper som gir størst volum og gevinst ved automatisering
- Pilot: Bruk et avgrenset område, for eksempel reiseregninger, og sammenlign resultatet manuelt
- Utrulling: Skalering til flere bilagstyper, kombinert med opplæring og oppdaterte rutinebeskrivelser
- Kontinuerlig forbedring: Utnytt tilbakemeldinger og systemlogger for å trene modellen videre
Når prosessen er satt, kan du koble bilagsflyten til oppfølging av likviditet og automatisert rapportering for styret. Da blir det enklere å levere på kravene i årsoppgjørskurset.
Beste praksis for teamet
- Del dashboard for bilagsstatus i fagmøter slik at alle ser flaskehalser
- Kombiner automatisering med varslingsgrenser for mva-feil, slik at økonomiansvarlig får beskjed før innsending
- Sørg for at lønnsdata kommer fra et kvalitetssikret system, for eksempel etter rutinene i lønnskurset
- Lag korte videobibliotek eller prosedyrer som viser hvordan man godkjenner og avviser bilag
Neste steg
- Bruk sjekklistene fra fakturakurset for å sikre komplett dokumentasjon på kundefordringer
- Sett opp egen rapportside for bilagsavvik som gjør det enklere å forberede kvartalsvis rapportering
- Evaluer gevinsten kvartalsvis og rapporter spart tid, reduserte feil og forbedret revisjonsspor