EHF (Elektronisk Handelsformat) er den norske standarden for elektronisk fakturering. Det er obligatorisk ved fakturering til offentlig sektor, og bruken i privat sektor øker kraftig.
Kort oppsummert
- EHF er obligatorisk ved salg til offentlig sektor.
- Fakturaen sendes direkte fra system til system.
- Eliminerer manuell behandling av fakturaer.
- Gir raskere betaling og færre feil.
Hva er EHF-faktura?
EHF-faktura er en elektronisk faktura i standardisert format som sendes direkte fra avsenderens regnskapssystem til mottakerens system, uten manuell behandling.
Forskjellen fra PDF-faktura
| Egenskap | PDF-faktura | EHF-faktura |
|---|---|---|
| Format | Bilde/dokument | Strukturerte data |
| Mottak | E-post til person | Direkte i system |
| Behandling | Manuell registrering | Automatisk import |
| Feilrate | Høyere (tastefeil) | Lavere |
| Hastighet | Avhenger av manuelt arbeid | Umiddelbart |
Hvem må bruke EHF?
Obligatorisk
- Alle som fakturerer offentlig sektor (stat, kommune, helseforetak)
- Leverandører over visse terskelverdier til det offentlige
Frivillig, men anbefalt
- Alle B2B-transaksjoner
- Foretak som vil effektivisere fakturahåndtering
Hvordan fungerer EHF?
Sending av EHF-faktura
- Du oppretter faktura i regnskapssystemet
- Systemet genererer EHF-fil
- Filen sendes via et aksesspunkt (meldingsformidler)
- Mottakers system henter fakturaen
- Fakturaen importeres automatisk
Mottak av EHF-faktura
- Leverandør sender EHF via aksesspunkt
- Ditt system henter fakturaen automatisk
- Fakturaen importeres med alle data
- Du godkjenner og betaler
PEPPOL-nettverket
EHF-fakturaer sendes via PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), et internasjonalt nettverk for elektronisk handel.
Aksesspunkt
For å sende og motta EHF trenger du tilgang til PEPPOL-nettverket via et aksesspunkt. De fleste regnskapssystemer har innebygd støtte eller integrasjon.
Adressering
Hver deltaker har en unik PEPPOL-adresse, vanligvis basert på organisasjonsnummer.
Fordeler med EHF
For avsender
- Raskere betaling (færre flaskehalser)
- Lavere kostnader per faktura
- Færre purringer og kreditnotaer
- Automatisk bekreftelsemelding
For mottaker
- Ingen manuell registrering
- Færre feil
- Raskere godkjenningsprosess
- Bedre kontroll og sporing
Samlet
- Estimert besparelse: 50-100 kr per faktura
- Redusert miljøbelastning (ingen papir)
- Bedre data for analyse
Kom i gang med EHF
1. Sjekk systemstøtte
De fleste moderne regnskapssystemer støtter EHF. Sjekk at ditt system har funksjonaliteten.
2. Registrer deg i ELMA
ELMA er det norske adresseregisteret for elektronisk fakturering. Registrer organisasjonsnummeret ditt.
3. Koble til aksesspunkt
Systemet må være koblet til et aksesspunkt for å sende og motta fakturaer.
4. Test
Send testfakturaer før du går i produksjon.
Innhold i EHF-faktura
Obligatoriske felter
- Fakturanummer og dato
- Selger (navn, adresse, org.nr)
- Kjøper (navn, adresse, org.nr)
- Fakturalinjer med beskrivelse, antall, pris
- MVA-spesifikasjon
- Betalingsinformasjon
Tilleggsinformasjon
- Referanser (ordre, kontrakt)
- Leveringsinformasjon
- Vedlegg (kan legges ved)
Vanlige utfordringer
| Utfordring | Løsning |
|---|---|
| Feil i mottakers system | Kontakt mottaker for riktig oppsett |
| Manglende ELMA-registrering | Registrer deg i ELMA |
| Validering feiler | Sjekk at alle påkrevde felter er utfylt |
| Faktura kommer ikke frem | Kontakt aksesspunktet |
EHF-kreditnota
Kreditnotaer følger samme standard som fakturaer:
- Refererer til original faktura
- Sendes via PEPPOL
- Importeres automatisk
Fremtiden for EHF
Utvidet bruk
EHF forventes å bli standard også i privat sektor.
Internasjonalt
Peppol-nettverket utvides stadig med flere land.
Nye dokumenttyper
- Ordre og ordrebekreftelse
- Pakkseddel
- Katalog
Slik hjelper ReAI med EHF
ReAI har full EHF-støtte:
- Sending og mottak av EHF-faktura
- Automatisk import til regnskapet
- ELMA-integrasjon for adressering
- Validering før sending
Relaterte guider
Les om fakturering , digitalisering og automatisk bilagsføring .